Бизнес-карта — это банковская карта, которая привязана к расчетному счету ИП или компании. Другое ее название — корпоративная карта. Такой картой подотчетные сотрудники, директор или ИП оплачивают товары и услуги или для оплаты снимают с нее нужную сумму в банкомате. Эти операции отображаются в интернет-банке.

К одному банковскому счету можно выпускать сколько угодно карт. 

Это удобнее, чем другие способы расчетов с подотчетниками:

• При работе с наличкой нужно оформлять расходные и приходные кассовые ордера, а если сотрудник потратил больше, чем получил — возмещать перерасход.

• При переводе подотчетных денег на личную или зарплатную карту нужно получить от сотрудника заявление с реквизитами и оформить платежное поручение. Кассовые документы обычно не нужны, но тут тоже бывают возвраты остатков и возмещение перерасходов. 

Если платить бизнес-картой, кассовые документы не нужны, деньги списываются напрямую со счета ИП или компании, а установленные вами лимиты не дадут подотчетнику потратить лишнего.

Правила работы с бизнес-картами можно закрепить в локальном акте — отдельном положении, приказе или разделе в общем положении о подотчетных суммах. Укажите в нем:

• должности сотрудников, которые могут получить бизнес-карту;

• порядок выдачи и возврата бизнес-карт;

• лимиты по операциям;

• категории расходов, которые можно оплачивать бизнес-картами (например, топливо, канцтовары, представительские расходы, почтовые и курьерские услуги);

• кто отвечает за выпуск, выдачу, возврат и учет бизнес-карт;

• какие документы нужно сдать после оплаты картой и в какой срок;

• когда сотрудник должен вернуть бизнес-карту.

Сроки возврата карты можно прописать в зависимости от целей, для которых ее выдавали. Например, по командировочным расходам указать, что сотрудник должен вернуть карту в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Выберите банк и тариф для бизнес-карт: сравните условия выпуска, комиссии за операции, дополнительные опции, например, кешбэки и скидки на покупки. Уточните, можно ли устанавливать лимиты на расходы и ограничивать отдельные категории операций.

Бизнес-карты в Точка Банке  — кешбэк до 4%, бесплатное обслуживание, доставка в удобное вам место и дополнительные бонусы от партнеров с кешбэком до 20%. 

Для этого заведите журнал или ведомость, в которых будут расписываться сотрудники. Форма может быть любой, главное — зафиксировать, когда и кому передали карты.

В документе укажите:

• ФИО и должность сотрудников, которым выдали карту;

• номер карты;

• срок, на который выдана карта;

• даты выдачи и возврата.

Сотрудник и ответственный за учет карт будут подтверждать движение карт своими подписями.

Передача бизнес-карты сотруднику не означает, что ему выдали деньги под отчет. Это происходит, когда он снимает с карты наличные или оплачивает ею покупки.

Это нужно, чтобы сотрудники случайно не потратили деньги на личные покупки или не вышли за рамки запланированного бюджета. Набор функций зависит от банка и вида бизнес-карт. Например, для подстраховки можно:

• ограничить максимальную сумму одной операции;

• установить лимит расходов за день и за месяц;

• запретить снимать наличку;

• ограничить покупки по отдельным категориям товаров и услуг.

Если нужно, установите индивидуальные настройки в зависимости от должности сотрудника. Например, для менеджера по закупкам один лимит, для директора — другой.

В Точка Банке бухгалтер с правом подписи может выставлять лимиты и выбирать, какие категории товаров и услуг сотрудники смогут оплачивать картой. Например, для водителя оставить только категорию «Топливо», для маркетолога — «Рекламу», а для офис-менеджера — «Канцтовары», «Супермаркеты» и «Дом и ремонт». Дополнительно можно ограничить конкретные операции по карте: покупки в интернете, снятие наличных или оплату в офлайн-магазинах.

Оформить бизнес-карту

Если сотрудники для оплаты снимают деньги с бизнес-карты, учитывайте ограничения по наличным расчетам. Когда подотчетник рассчитывается наличными с другими организациями или ИП по доверенности от работодателя, нужно соблюдать лимит — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если оплачивает покупки наличными как физлицо, таких ограничений нет.

При расчетах бизнес-картой датой выдачи денег под отчет считают дату снятия наличных или оплаты товаров, работ и услуг картой. Вы увидите эти операции в банковской выписке по счету. 

Сравнивайте выписку с документами, которые сдали сотрудники. Это поможет вовремя увидеть:

• расходы без подтверждающих документов;

• личные покупки;

• ошибочные списания с карты;

• операции, по которым был возврат денег.

При сверке учитывайте, что операции по карте иногда отражаются в банковской выписке с опозданием на 2–3 дня.

Чтобы подтвердить, что деньги потрачены по назначению, подотчетнику нужно сдать в бухгалтерию:

• документы, подтверждающие оплату;

• первичку, подтверждающую покупку товаров, работ или услуг.

Счет-фактура или УПД со статусом 1 нужны, если сотрудник сделал покупку по доверенности от ИП или компании, а продавец работает с НДС.

Если работник расплатился наличными, оплату могут подтвердить кассовый чек, бланк строгой отчетности, товарный чек с реквизитами из ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

При оплате картой подтверждающими документами могут быть кассовый чек, чек электронных терминалов или слипы с фамилией держателя карты. Если фамилии в документе нет, подойдет банковская выписка со счета.

Кассовый чек должен быть с хорошо читаемым QR-кодом, по которому его можно проверить в приложении «Проверка чека». Для проверки нужно авторизоваться, выбрать функцию «Проверить чек» и отсканировать QR-код. Если чек есть в базе ФНС и он правильно оформлен, появится сообщение «Чек корректен».

В Точка Банке чеки можно получать через интеграцию с приложением ФНС «Мои чеки онлайн». Для этого установите приложение ФНС и зарегистрируйтесь по номеру телефона. Если номеров несколько, добавьте каждый. Электронные чеки от сотрудников клиента будут подгружаться в историю и детали операций в интернет-банке. 

Автоматизируйте работу с подотчетными средствами

В зависимости от ситуации это могут быть товарная накладная, расходная накладная, УПД, акт выполненных работ или оказанных услуг, билет, квитанция, счет-заказ. Формы могут быть разные, но в них должны быть все реквизиты из ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011:

• название документа;

• дата составления;

• наименование организации или ИП, которые оформили документ;

• содержание хозяйственной операции;

• количество, стоимость и единицы измерения;

• должность и подпись с ее расшифровкой человека, который оформил документ.

Первичный документ можно заменить кассовым чеком, если в нем дополнительно указаны наименование, количество и стоимость каждой позиции. Если такой информации нет, к чеку нужно приложить акт, накладную или другую первичку.

Если продавец не обязан применять кассу по закону, для подтверждения оплаты и расходов подойдет товарный чек или другой платежный документ с обязательными реквизитами.

Как работает сбор чеков в Точка Банке:

1. Бухгалтер настраивает интеграцию с сервисом «Мои чеки онлайн» по инструкции.

2. Сотрудник клиента оплачивает покупку бизнес-картой и называет на кассе номер телефона, который привязан к приложению «Мои чеки онлайн». Если покупка в интернет-магазине, сотрудник указывает на сайте номер телефона или электронную почту из аккаунта «Мои чеки онлайн».

3. Продавец отправляет в приложение электронный чек.

4. Чек автоматически появляется в истории операций по бизнес-карте. 

В итоге вы быстро и без напоминаний получаете подтверждающие документы для авансовых отчетов.

Функционал доступен в интернет-банке Точки и в сервисе «Финлид».

По пункту 6.3 указаний Банка России № 3210-У от 11.03.2014 вместе с подтверждающими документами сотрудник должен сдать авансовой отчет, а бухгалер — проверить его и передать на утверждение руководителю. Форму авансового отчета можно взять типовую № АО-1 или разработанную самостоятельно.

Авансовый отчет относится к первичным учетным документам, поэтому по ст. 9 закона от 06.12. 2011 № 402-ФЗ его можно составлять на бумаге или в электронном виде. Чтобы оформлять электронные авансовые отчеты, у всех участников должна быть электронная подпись любого типа: УНЭП, УКЭП или ПЭП. Распечатывать такой документ не обязательно.

Если оформляете авансовый отчет на бумаге, электронные чеки надо распечатать. Копии и сканы документов можно принять к учету, но потом нужно получить оригиналы. Минфин уточнил это в письме от 08.12.2021 № 03-03-07/99864.

В Точка Банке есть два варианта работы с авансовыми отчетами: 

1. Полностью автоматический — для тех, у кого есть ЭДО с тарифом «Авансовые отчеты» и настроена синхронизация с 1С. Тогда на стороне Точка Банка формируется авансовый отчет, а затем подгружается в 1С.

2. Полуавтоматический — для всех остальных. Формируется структурированный реестр чеков, откуда можно скопировать строки и вставить в 1С, не вбивая каждый чек вручную. Этот вариант тоже неплохо экономит время.

 Проводки зависят от того, к какому банковскому счету привязана бизнес-карта:

• к общему расчетному — используйте счет 51;

• к отдельному карточному спецсчету — счет 55, субсчет «Корпоративная карта».

Если бизнес-карты привязаны к отдельным спецсчетам, для каждой карты можно завести отдельный субсчет к счету 55.

Выдачу и возвраты корпоративных карт не нужно отражать проводками, достаточно вести журнал учета.

Если бизнес-карта открыта к основному расчетному счету, операции по перечислению денег на карту не будет. Остальные проводки такие же, как для отдельных карточных спецсчетов, только со счетом 51. Например, при оплате картой или снятии налички будет Дт 71 Кт 51.

Пример. Компания выпустили две именные бизнес-карты: одну для менеджера по закупкам Иванова, другую — для офис-менеджера Петровой. На спецсчет компания перечислила 150 000 рублей.

Иванов снял с бизнес-карты наличные и закупил материалы для производства на сумму 48 000 рублей. В бухгалтерию он сдал авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек и товарную накладную. Петрова оплатила бизнес-картой канцтовары для офиса на сумму 15 000 рублей и сдала авансовый отчет с кассовым чеком и УПД.

Бухгалтерия сделала проводки:

• Дт 55 субсчет «Корпоративные карты» Кт 51 — 150 000 рублей. Перечислены деньги на специальный карточный счет.

• Дт 71 Кт 55 субсчет «Иванов» — 48 000 рублей. Выданы деньги под отчет.

• Дт 10 Кт 71 — 48 000 рублей. После утверждения авансового отчета оприходованы материалы, оплаченные Ивановым.

• Дт 71 Кт 55 субсчет «Петрова» — 15 000 рублей. Выданы деньги под отчет.

• Дт 10 Кт 71 — 15 000 рублей. После утверждения авансового отчета оприходованы канцтовары, оплаченные Петровой.

После этих операций на карточном счете осталось 87 000 рублей.

Если вы плательщик НДС, входной налог можно принять к вычету после утверждения авансового отчета. Для этого должны выполняться обычные условия:

• товары, работы или услуги приняты к учету;

• они используются в деятельности, облагаемой НДС;

• есть подтверждающие документы.

Подтверждающие документы — это счет-фактура или УПД со статусом 1. Сотрудник получает их, если делает покупки по доверенности, а продавец начисляет НДС. То есть когда покупателем в документах указана организация или ИП.

Если покупка была от физлица, в чеке может быть выделен НДС, но для вычета этого недостаточно. Исключение — командировочные расходы, по ним подтверждением вычета могут быть бланки строгой отчетности или кассовые чеки, в которых выделен НДС.

Подотчетник может принести чек, который не отражается в банковской выписке. Это бывает при оплате картой или снятии наличных через банкомат. Сначала банк резервирует эту сумму, а окончательное списание со счета происходит спустя несколько дней. 

В бухгалтерском учете можно использовать счет 57 «Переводы в пути». Датой из чека отразите сумму по кредиту счета 57 в корреспонденции со счетом 71. Когда операция появится в банковской выписке, перенесите сумму с дебета счета 57 на счет 51 или 55. Для удобства к счету 57 можно открыть субсчет «Операции по корпоративной карте». 

Если не хотите задействовать счет 57, такие же проводки можно сделать со счетом 76.

В налоговом учете на УСН «Доходы минус расходы» затраты признаются после фактической оплаты. То есть датой оплаты считается день, когда деньги реально списали со счета.

Например, сотрудник оплатил материалы бизнес-картой 29 декабря 2026 года, а банк списал деньги со счета 3 января 2027 года. Стоимость материалов можно учесть в расходах только в январе 2027 года.

Потраченную сумму сотрудник должен вернуть. Он может перевести деньги на корпоративную карту, внести их в кассу или написать заявление об удержании из зарплаты. Авансовый отчет в этом случае не нужен, так как расходов не было. 

Если сотрудник переводит долг на бизнес-карту, лучше зафиксировать это для проверяющих документами. Например, сотрудник может написать служебную записку в произвольной форме.

Если сотрудник возвращает деньги в кассу, оформите приходный кассовый ордер по форме 0310001. В поле «Принято от» укажите ФИО сотрудника, а в основании — «Возврат подотчетных сумм» и номер авансового отчета. После этого деньги нужно сдать в банк. Выдавать их под отчет другим сотрудникам нельзя.

Если хотите простить сотруднику долг, сумму надо отразить доходом, удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

1. Во внутреннем положении или приказе пропишите, кто может получать карты, на какие цели тратить деньги, сроки сдачи авансовых отчетов и возврата карт.

2. Выпускайте отдельные именные карты для разных сотрудников.

3. Установите лимиты по картам (на одну операцию, день, месяц) и ограничьте категории покупок.

4. Настройте доступные операции: оплата в офлайн-магазинах, интернет-покупки или снятие наличных.

5. Чтобы выдавать карты сотрудникам и принимать возвраты, заведите журнал учета.

6. Подключите автоматический сбор чеков от Точка Банка через интеграцию с приложением ФНС «Мои чеки онлайн».

7. Сверяйте банковскую выписку с документами, которые сдали сотрудники, чтобы вовремя увидеть личные покупки, ошибочные списания или расходы без подтверждающих документов.

Реклама. АО «Точка» ИНН 9705120864 , ООО «Банк Точка» ИНН 9721194461. Лицензия ЦБ РФ № 3545 от 03.02.2023. 18+, erid: 2W5zFG4qDrh