Самое главное:

• Интеграция автоматически передает фискальные данные из личного кабинета «Платформы ОФД» в 1С и формирует на их основе учетные документы.

• Сервис сокращает объем ручной работы, помогает избежать повторной загрузки данных и упрощает сверку сведений ОФД с документами в 1С.

• Интеграция подходит компаниям и ИП, которые используют онлайн-кассы и регулярно отражают розничные продажи в 1С.

Онлайн-касса передает сведения о продажах оператору фискальных данных, а ОФД направляет их в ФНС. Чтобы отразить эти операции в учетной системе, бухгалтер обычно собирает данные, а затем переносит их в 1С.

Чтобы упростить и ускорить эту работу, «Платформа ОФД» выпустила специальный модуль интеграции. Это дополнительная обработка, которую устанавливают в 1С. Она связывает учетную систему с личным кабинетом ОФД и загружает в нее фискальные данные.

Модуль получает сведения по выбранным кассам и на их основании создает в 1С отчеты о розничных продажах, приходные и расходные кассовые ордера и другие документы в зависимости от настроек. Бухгалтеру не нужно вручную переносить данные из каждого чека и заново вводить суммы, даты и наименования товаров.

Интеграция берет на себя основные операции с фискальными данными:

• Загружает чеки из ОФД. Бухгалтер выбирает кассы и период, после чего данные поступают в 1С.

• Создает документы. На основании чеков сервис формирует отчеты о розничных продажах, приходные и расходные кассовые ордера.

• Сопоставляет номенклатуру. Позиции из чеков удобно сравнивать с товарами и услугами, которые уже заведены в 1С. Система сохраняет выбранные соответствия и при следующих загрузках подставляет их автоматически.

• Оформляет поступление товаров. Если компания не отражает закупки и складские остатки в 1С, при загрузке кассовых чеков может оказаться, что проданные покупателям товары в учетной системе отсутствуют. Тогда модуль создает документ «Поступление товаров» и включает в него позиции из чеков в том же количестве, в котором они были проданы. Например, если за день по кассе прошло пять упаковок кофе, сервис сначала оформит поступление пяти упаковок, а затем отразит их продажу. 

• Предотвращает задвоение документов. Сервис проверяет, какие документы уже были загружены, и по умолчанию не выбирает их повторно. 

• Работает по расписанию. Автообмен позволяет регулярно загружать данные и создавать документы без ручного запуска.

• Сверяет сведения. Во вкладке «Сравнение» сопоставляют данные ОФД и документы, созданные модулем в 1С, и найти расхождения.

Благодаря интеграции повышается эффективность работы: бухгалтер и предприниматель экономят время при подготовке данных и сдаче отчетности. Сведения о кассовых операциях автоматически поступают в 1С, поэтому не нужно переносить их вручную и заново оформлять документы. 

Сервис предназначен для компаний и ИП, которые принимают оплату через онлайн-кассы и ведут учет в 1С. 

Интеграция полезна, если:

• бухгалтер регулярно переносит данные из ОФД в 1С вручную;

• у бизнеса несколько касс, магазинов или складов;

• ежедневно формируется большое количество чеков;

• нужно автоматически создавать отчеты о розничных продажах, ПКО и РКО;

• важно контролировать полноту загрузки данных и находить расхождения;

• компания хочет настроить обмен по расписанию и сократить число ручных операций.

Интеграция доступна для «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0», «1С:Бухгалтерия Fresh 3.0», базовой «1С:Розница 2.3» и «1С:Управление торговлей 11.4». Отдельная лицензия нужна для каждой кассы, данные которой будут передаваться в 1С.

Авторизуйтесь в личном кабинете «Платформы ОФД» и откройте раздел «Сервисы и услуги» → «Интеграция ОФД в 1С». Затем нажмите «Подключить» и выберите кассы, данные с которых нужно передавать в учетную систему.

Перед покупкой протестируйте сервис. Пробный период активируется отдельно для выбранной кассы и действует 10 дней. Для постоянной работы нужно добавить кассы в заказ, выбрать оплату за месяц или год и получить счет. Лицензия приобретается на каждую ККТ.

После оплаты откройте вкладку «Настройка и установка». Выберите используемую конфигурацию 1С, скачайте файл модуля и сгенерируйте ключ доступа. Он связывает базу 1С с организацией и кассами в личном кабинете ОФД. Для нескольких организаций можно получить разные ключи и сохранить для каждой компании собственные настройки.

Чтобы добавить интеграцию в базу, откройте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Включите использование дополнительных отчетов и обработок, перейдите в соответствующий раздел и нажмите «Добавить из файла».

Выберите скачанный модуль, укажите, в каких разделах 1С он должен отображаться, и предоставьте доступ сотрудникам, которые будут с ним работать. После сохранения модуль удобно запускать из выбранного раздела программы.

Модуль также открывается через меню «Файл» → «Открыть». 

В этом случае обработка может быть не подключена к базе. Для регулярной работы и автоматической загрузки данных удобнее добавить ее в 1С.

При первом запуске укажите полученный ключ доступа и реквизиты организации, которые сервис будет использовать при создании документов. Затем выберите параметры учета:

• как отражать наличную и безналичную оплату, авансы и предоплаты;

• формировать отчеты о розничных продажах по дням или отдельно по каждой смене;

• проводить созданные документы автоматически или оставлять их для проверки;

• создавать ли отдельный документ на каждый чек;

• как обрабатывать номенклатуру из фискальных документов — сопоставлять с позициями из базы, создавать новые или заменять выбранным наименованием;

• формировать ли поступление проданных товаров автоматически.

Для каждой кассы можно установить персональные настройки. Если они не заданы, сервис применит общие параметры организации.

После сохранения настроек интеграция готова к работе. Бухгалтер сможет выбрать кассы и период, загрузить фискальные данные из ОФД и сформировать на их основании документы в 1С.

Откройте в модуле вкладку «Создание документов» и отметьте кассы, сведения с которых нужно получить. Выберите отдельные устройства или сразу все кассы определенного магазина.

Затем укажите период. По умолчанию система предлагает предыдущий день. Чтобы загрузить сведения из ОФД, нажмите «Получить данные». Полученные чеки будут сгруппированы по периодам и кассам.

Каждый чек можно раскрыть, посмотреть товары и суммы, а также открыть его печатную форму. В отдельных столбцах модуль показывает наименования из фискального документа и соответствующую им номенклатуру 1С.

Сервис не отмечает для повторной загрузки документы, которые уже были перенесены в учетную систему. Не выбираются автоматически и документы по незакрытым кассовым сменам. Если загрузить ранее обработанный документ вручную, модуль заменит предыдущую версию, поэтому задвоения не произойдет.

Если в настройках выбрана синхронизация номенклатуры, при создании документов модуль предложит сопоставить позиции из чеков с товарами и услугами, которые уже заведены в 1С. Подобрать соответствия можно по наименованию, через строку поиска или с помощью массовой замены.

Установленные связи сохраняются. Когда такое же наименование появится в следующем чеке, модуль автоматически подставит соответствующую позицию из 1С.

После проверки данных нажмите «Создать документы». В зависимости от выполненных настроек модуль сформирует:

• отчет о розничных продажах;

• приходный кассовый ордер;

• расходный кассовый ордер — если покупателю возвращали наличные;

• поступление товаров;

• отдельные документы «Чек».

Документы создаются датами, когда соответствующие операции были проведены на кассе. Готовый отчет о розничных продажах можно открыть непосредственно из модуля или найти в разделе «Продажи» в 1С.

Во вкладке «Сравнение» сопоставляются сведения ОФД с документами, сформированными в учетной системе. Так вы найдете расхождения и проверите, все ли операции корректно отражены в 1С.

Сверка доступна только для документов, которые были созданы с помощью модуля интеграции. Документы, введенные в 1С вручную или через другие обработки, сервис не сравнивает.

Чтобы получать данные регулярно, включите автообмен. Тогда модуль будет загружать сведения и создавать документы по выбранным кассам согласно установленному расписанию.