Применять кассу обязаны все, кто принимает деньги от физлиц за товары или услуги, независимо от способа оплаты. Это следует из ст. 1.2 закона 54-ФЗ.

Требование действует для ИП и ООО на любой системе налогообложения, а также распространяется на агентов и субагентов. Например, на курьерские службы, если по договору деньги получают именно они.

При продаже маркированных товаров в интернет-магазине касса тоже требуется.

Если владелец сайта игнорирует правила, ему грозит штраф по ст. 14.5 КоАП за:

• неприменение кассы;

• работу на кассе, которая не зарегистрирована в ФНС;

• невыдачу чеков покупателям.

Штрафы для должностных лиц и ИП составляют от 25% до 50% от суммы расчета, но не менее 10 000 ₽. Для юрлиц штраф выше: от 75% до 100% от суммы расчета, но не менее 30 000 ₽. 

В законе есть исключения, которые дают полное освобождение от кассы:

• в местностях из регионального перечня отдаленных и труднодоступных территорий (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ);

• для ИП на патенте по отдельным видам деятельности из п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ со ссылкой на ст. 346.43 НК РФ;

• при безналичных расчетах между ИП и ООО без предъявления электронного средства платежа (п. 9 ст. 2 закона № 54-ФЗ);

• если посредник (агент) берет на себя прием оплаты и выдачу чека.

Для работы по 54-ФЗ в онлайн-формате нужна облачная касса. Она подходит только для фискализации интернет-оплат и формирует исключительно электронные чеки. Ее чаще берут в аренду, и вместе с ней предприниматель получает:

• хранение ККТ в дата-центре провайдера;

• помощь в удаленной регистрации в ФНС, техподдержку и обслуживание в будущем;

• договор с ОФД;

• поддержку в работе с маркировкой и ТС ПИоТ;

• помощь в подборе выгодного интернет-эквайринга.

Облачную ККТ еще называют «виртуальной» или «кассой в облаке» из-за ее особенностей:

• касса формирует и отправляет все виды чеков (предоплаты, аванса, полного расчета и др.) клиенту и в налоговую автоматически, кассир для этого не нужен;

• ККТ интегрируется с большинством CMS, платежных систем и интернет-эквайрингов, поддерживает одновременную интеграцию с разными эквайрингами;

• одна облачная касса может обслуживать несколько каналов продаж, например, сайт и соцсети.

Такая касса подходит ИП и ООО, которые продают через интернет-магазин, оказывают услуги на сайте (консультации, онлайн-обучение), принимают оплату в соцсетях и мессенджерах.

Если интернет-магазин доставляет товары через собственного курьера?

Для работы с чеками при курьерской доставке (когда онлайн-заказы доставляет курьер интернет-магазина) подходит связка: облачная касса + приложение для смартфона «Мобильный кассир».

Это решение помогает курьерам принимать оплату и формировать чеки на выезде через обычный смартфон. Фискализация при этом проходит через облачную кассу (но приложение само по себе не заменяет ККТ).

Прежде чем заключать договор с провайдером, стоит проверить, что облачная касса умеет:

• автоматически формировать чеки предоплаты и полного расчета;

• поддерживать работу с маркировкой и ТС ПИоТ, добавлять код маркировки в чек на полный расчет;

• работать со всеми актуальными форматами ФФД;

• формировать все виды чеков: приход, возврат, чек коррекции;

• создавать чеки вручную через личный кабинет;

• поддерживать интеграцию с одновременно несколькими эквайрингами и сайтами;

• фискализировать оплату картой, через СБП, в рассрочку и через pay-сервисы.

Цена на облачную кассу формируется исходя из наполнения тарифа. Базовый тариф обычно включает аренду кассы, пакет электронных чеков, доступ к личному кабинету и базовую техподдержку. Стоимость такого тарифа, например, в Бизнес.Ру составляет 1 600 ₽/мес.

На практике провайдеры предлагают тарифы с дополнительными опциями: помощью в работе с ФНС и ОФД, безлимитом по чекам, подключением одной кассы к нескольким сайтам и эквайрингам. Такой тариф в Бизнес.Ру стоит 2 300 ₽/мес.

Ниже собрали тарифы нескольких провайдеров облачной кассы (перед подключением уточняйте характеристики на сайте выбранной компании).

При выборе провайдера имеет смысл сравнить цену и состав техподдержки: включена ли помощь с регистрацией в ФНС и ОФД, есть ли сопровождение на этапе подключения эквайринга, как быстро обрабатывают обращения. Эти условия у разных компаний отличаются и напрямую влияют на то, сколько времени владелец сайта потратит на запуск кассы.

Чтобы выстроить работу с виртуальной кассой по 54-ФЗ, нужно:

1. Подключить интернет-эквайринг: без него принимать онлайн-платежи не получится.

2. Оформить договор аренды на облачную кассу.

3. Оплатить фискальный накопитель. Разобраться, какой ФН подойдет вашему бизнесу, поможет статья «Как выбрать фискальный накопитель».

4. Заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу в налоговой.

5. Провести техническую интеграцию кассы с эквайрингом и сайтом. Эту работу выполняет компания-арендодатель или приглашенный разработчик.

   Схема формирования чека на облачной кассе в интернет-магазине после настройки

Что будет, если не применять кассу?

Продавцу грозит штраф по ст. 14.5 КоАП. Для ИП и должностных лиц он составляет от 25% до 50% от суммы расчета, но не менее 10 000 ₽. Для организаций он выше: от 75% до 100% от суммы расчета, но не менее 30 000 ₽.

Заменяет ли интернет-эквайринг кассу?

Нет, эквайринг это банковская услуга, она не формирует фискальный чек и не передает данные в ФНС.

Можно ли подключить несколько сайтов к одной облачной кассе?

Да, если каждый сайт принадлежит одному юрлицу, а в чеке корректно передаются URL-адреса.

Какие варианты платежей фискализирует облачная касса?

ККТ формирует чек за любой вид оплаты: картой, через СБП, электронным кошельком или pay-сервисом. Форма расчета тоже может быть разной, корректно обрабатываются:

• предоплата или аванс;

• полный расчет;

• рекуррентный платеж;

• оплата в рассрочку, кредит и другие варианты.

• Кассу обязаны применять все, кто принимает деньги от физлиц за товары и услуги, включая интернет-магазины. Освобождение от кассы возможно только по основаниям из закона № 54-ФЗ.

• Для фискализации продаж на сайте нужна облачная касса. Ее берут в аренду, обычно от 1 300 до 3 000 ₽/мес в зависимости от провайдера и набора опций.

• Если интернет-магазин доставляет товары своим курьером, облачную кассу дополняют приложением «Мобильный кассир».

• Если у бизнеса уже есть офлайн-точка, вторую кассу покупать не обязательно: действующую ККТ можно расширить облачным модулем для интернет-оплат.

• При выборе провайдера сравнивайте тариф и состав техподдержки, уточняйте актуальные цены на сайте компании перед подключением.

• Подключение кассы проходит в пять шагов: эквайринг, договор аренды, фискальный накопитель, договор с ОФД и регистрация в налоговой, техническая интеграция с сайтом.