Сотрудник из другого города отправил заявление на отпуск. Дальше документ нужно согласовать с руководителем, подписать, передать в кадровую службу и отразить в учётной системе. Если экземпляр нужен на бумаге — добавляется пересылка, а вместе с ней риск, что оригинал потеряется или задержится в пути. Кадровому сотруднику приходится вручную отслеживать, на каком этапе застрял документ, и напоминать участникам процесса о сроках.

В компании с одним офисом это неудобно. В организации с филиальной сетью по всей стране — это ежедневная нагрузка на всю кадровую службу, которая измеряется не отдельными случаями, а сотнями операций.

С такой задачей столкнулась страховая компания — один из крупнейших федеральных страховщиков, работающий в 69 регионах России. Для перехода на кадровый электронный документооборот компания выбрала платформу Directum RX и решение Directum HR Pro 2.4.

Частая ошибка при переходе на КЭДО — попытка автоматизировать все кадровые процессы одновременно. На практике это увеличивает объём проекта и усложняет адаптацию сотрудников, которые и так вынуждены осваивать новый инструмент.

В страховой компании первую фазу сосредоточили на переводе в электронный вид оформления отпусков и ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами — процессах, которые повторяются чаще всего и отнимают у кадровой службы значительную часть рабочего времени. Оформление отпуска — это не одно действие, а цепочка: сбор информации по остаткам отпускных дней, пересечений дат с коллегами, согласование с руководителем, подготовка документов, уведомление сотрудника, отражение изменений в учётной системе. Перенос или отмена отпуска запускают часть этой цепочки заново.

Для распределённой компании к перечисленному добавляется ещё один фактор: сотрудник и кадровая служба могут находиться в разных городах и часовых поясах, из-за чего личное подписание документов становится неудобным, а бумажная пересылка, к тому же, удлиняет процесс.

Кажется логичным, что если в компании уже есть 1С:ЗУП, интеграцию кадровых систем можно настроить по стандартному сценарию. На практике стандартной функциональности почти всегда оказывается недостаточно.

У Заказчика уже в ходе проекта выяснилось, что действующая конфигурация 1С:ЗУП и внутренние требования компании требуют доработки интеграционного механизма — появились дополнительные требования к кадровым заявлениям и маршрутам обработки документов. Часть этой доработки взяли на себя специалисты заказчика, работая в тесной координации с проектной командой. Чтобы это не сдвинуло сроки, проектная команда пересмотрела последовательность работ —в итоге проект завершился без увеличения первоначального плана.

Это типичная ситуация для КЭДО-проектов такого масштаба: часто, время на то, чтобы встроить систему в уже действующие кадровые процессы и учётные системы компании нужно больше, чем обычно.

Систему спроектировали так, чтобы сотрудник мог самостоятельно оформить отпуск, ознакомиться с локальными нормативными актами и подписать документы электронной подписью через личный кабинет — это и есть дистанционное оформление кадров без обращения к кадровику на каждом шаге. Такой подход обеспечивает юридически значимый электронный документооборот: для кадровой службы это означает меньше однотипных вопросов от сотрудников и меньше ручных операций — сотрудник сам инициирует процесс, руководитель согласовывает его в системе, а кадровик получает уже готовый маршрут с историей согласования.

Результат заметен и в цифрах. Скорость кадровых процессов выросла в 4 раза. Компания отказалась от значительной части пересылки бумажных документов между филиалами: снизились риски утраты или компрометации документов при передаче, сократились расходы на их печать, пересылку, а сроки подписания заметно уменьшились.

90% сотрудников положительно оценили переход на электронный кадровый документооборот — для проекта такого масштаба это значимый показатель, поскольку успех КЭДО во многом определяется тем, готовы ли сотрудники пользоваться системой ежедневно, а не только кадровая служба.

Объём операций подтверждает, что система стала частью повседневной работы, а не осталась пилотом: только по отпускам чуть более, чем за квартал в ней оформлено свыше 850 заявлений на отпуск и его перенос, около 2000 приказов на отпуск и порядка 1700 извещений.

Опыт крупной страховой компании подсказывает несколько практических выводов для компаний с распределённой структурой:

1. Начинать стоит не с самого сложного процесса, а с самого частого — того, что отнимает у кадровой службы больше всего времени именно из-за объёма операций;

2. Перед настройкой системы полезно провести аудит кадрового документооборота — заранее выявить, где стандартной интеграции с учётной системой будет недостаточно;

3. Важно заранее информировать сотрудников о переходе на новую систему — что изменится, как теперь оформлять отпуск и куда обращаться при вопросах. Сотрудники охотнее принимают новый инструмент, когда понимают его пользу для себя, а не узнают о нём постфактум из рассылки с новым интерфейсом.

4. Закладывать в план не только запуск, но и адаптацию: даже отлаженный процесс первые недели требует поддержки — вопросов от сотрудников будет больше, чем кажется на старте.

Компания «МайТэк» сопровождает переход на систему электронного кадрового документооборота на всех этапах — от анализа кадровых процессов и интеграции с учётными системами до обучения пользователей и дальнейшего развития решения.