Directum Projects многие воспринимают как комплексную платформу для управления проектами. И, конечно, они правы. Однако систему можно использовать и для организации ежедневной работы команд: чтобы участники получали, выполняли, контролировали и обсуждали задачи в одном цифровом пространстве. Как это сделать? Рассказала Ия Тарасова, генеральный директор МайТэк.

МайТэк (MT Group) — системный интегратор, который специализируется на цифровизации внутренних бизнес-процессов средних и крупных предприятий России. Среди клиентов — «Татэнерго», региональные банки, международный выставочный центр «Казань Экспо», авиакомпания «Ямал», страховая группа «Югория» и др.

Как и у всех: кто-то фиксировал свои дела в заметках, кто-то в блокнотах или сторонних сервисах. Мы даже использовали физические доски со стикерами. При использовании разных инструментов требовалось дополнительное время на сбор информации о текущих задачах и их статусах. В какой-то момент мы пришли к тому, чтобы перевести управление задачами в цифру.

Directum RX используется в МайТэк с момента основания компании: в единой среде организованы электронный документооборот, HR-процессы, работа с договорами и делопроизводство. Поэтому в первую очередь мы смотрели на решения экосистемы. Нас полностью устроила функциональность «Agile-досок» Directum Projects и мы приступили к внедрению.

Главная задача — чтобы в компании появился понятный инструмент, который помог бы топ-менеджменту отслеживать выполнение стратегических целей, руководителям подразделений — планировать задачи с учетом текущей занятости специалистов, фиксировать статусы, сократить время на сбор отчетности и количество совещаний, сотрудникам — получать, выполнять и обсуждать все свои задачи и задачи отдела в одном месте.

Все очень просто: в интерфейсе Directum RX появился раздел с Agile-досками, и сотрудники смогли работать с новым инструментом в уже привычной цифровой среде. Всего мы развернули 5 видов досок.

Первой появилась доска генерального директора. На нее вместе с командой управления мы начали помещать идеи по развитию компании. Один тикет — одна инициатива. Тикет двигается по доске от колонки «Входящие» до «Выполнено».  Удобно, что в любой момент я могу отследить, на каком этапе находится идея, кто за нее отвечает, где возникли блокеры. Все документы, комментарии и артефакты по задаче сохраняются в самом тикете.

Доска генерального директора

Следующим на очереди стал отдел маркетинга. Команда продвижения визуализирует контент-план по развитию социальных сетей, HR-маркетинг вносит этапы подготовки к внутренним мероприятиям. Еще на одной доске фиксируются планы по внешним маркетинговым активностям: у каждого исполнителя — своя колонка. Все активности под рукой: понятны статусы и загрузка специалистов, становится легче распределять новые задачи и планировать активности с учетом текущих дел.

Доска маркетинга с контент-планом по развитию социальных сетей

 Своя доска появилась и у отдела информационных технологий. На ней размещен бэклог задач. Когда наши разработчики и системные инженеры не заняты на внешних проектах, они берут задания из заранее составленного списка. Анализировать сложность тикета и управлять нагрузкой помогают цветовые метки: чем их больше, тем объемнее задача.

Бэклог задач отдела информационных технологий

«Agile-доски» также используем на проектах внешних заказчиков, где применяется гибкая методология. Они наглядно показывают этапы, сроки, ресурсы и планируемые результаты.

Доска для организации работ с клиентами

При помощи low-code-инструментов нам также удалось сделать прозрачным еще один процесс — по согласованию договорных документов.  Тикеты отражают документы, колонки — этапы. Карточки переходят от колонки к колонке автоматически, согласно настроенным регламентам. Это упростило работу всем сотрудникам, которые участвуют в подготовке договорных документов: юристам, руководителям подразделений, аккаунт-менеджерам.

Расскажу на своем примере: доска помогает спрогнозировать, когда ко мне придет договор на согласование. Я быстро «проваливаюсь» в тикет и знакомлюсь с текстом того или иного документа, работая на опережение. То есть я заранее могу выдать какие-то комментарии, если что-то необходимо исправить, и таким образом корректирую поток.

Доска для контроля этапов договоров

Компании удалось связать текущие задачи со стратегическими инициативами. Стало проще оценивать статусы работ, назначать ответственных, видеть взаимосвязи и потенциальные задержки и принимать решения. Если в цифрах:

• сэкономили 10 часов в неделю на совещаниях благодаря тому, что убрали лишние коммуникации и ручной сбор информации;

• на 20% повысили скорость выполнения задач и поиска необходимых данных.

Из планов: мы хотим визуализировать сделки и обращения сотрудников компании, а также интегрировать доски с Git, где ИТ-команда хранит код и управляет его версиями.

Мы на собственном опыте убедились в том, что «Agile-доски» можно гибко настроить под потребности любой команды: сократить или увеличить количество этапов, добавить свои метки или чек-листы. При этом остается элемент творчества.