Не все перевозки одинаковы. Составьте перечень всех типов перевозок, которые вы оформляете, и для каждого определите, какие ЭПД обязательны.

Пример. У компании три направления: городские доставки малотоннажным транспортом, междугородние перевозки фурами, авиадоставка образцов.

• Для городских доставок — ЭТрН (электронная транспортная накладная), путевой лист в электронном виде, акт приема-передачи.

• Для междугородних — ЭТрН, заказ-заявка, экспедиторские документы.

• Для авиаперевозок — электронная грузовая авианакладная по формату ФНС.

Если в одном заказе смешаны этапы (авто + авиа), документы нужны на каждый этап.

Включите в договоры условие об обязательном электронном документообороте при перевозках. Пропишите, что документы передаются через аккредитованного оператора ЭДО, а подтверждением получения служит квитанция оператора.

Практический совет: зафиксируйте в приложениях к договору ИНН участников и их ID в системе ЭДО. Это снизит риск ошибок при маршрутизации документов и ускорит сверку статусов.

Проверьте, у кого из сотрудников есть УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), кто подписывает документы и на каком основании. Если документы подписывает не руководитель, а менеджер или водитель, обязательно должна быть МЧД.

Пример ошибки. Менеджер подписал ЭТрН своей УКЭП, но МЧД не оформлена или истекла. В этом случае документ считается подписанным неуполномоченным лицом — это риск отказа в вычетах и споров с налоговой.

Работайте только с аккредитованными операторами, которые передают документы в ГИС ЭПД. Проверьте, поддерживает ли ваш оператор актуальные форматы ФНС и умеет ли передавать статусы в реальном времени.

Пример проверки. Создайте тестовую ЭТрН в учетной системе (например, в 1С или TMS), отправьте ее через оператора и проследите полный маршрут:

1. Формирование документа.

2. Отправка и получение квитанции оператора.

3. Передача в ГИС ЭПД и получение подтверждения.

4. Получение подписи контрагента и финального статуса.

Если на любом этапе цепочка обрывается, значит, есть проблема с интеграцией или настройками.

Есть ограниченный перечень случаев, когда допускается бумажный формат. Он закреплен в Приказе Минтранса России от 01.06.2026 № 262 (с дополнениями, например, Приказ Минтранса от 02.09.2026 № 391).

К таким случаям относятся:

• перевозки для особо важных государственных и оборонных нужд;

• перевозки в зонах ЧС;

• для личных нужд физлиц;

• с иностранными контрагентами;

• периодических печатных изданий;

• продукции военного и двойного назначения в рамках ВЭД.

Важно: даже если случай попадает под исключение, пропишите это в регламенте и храните подтверждающие основания (например, договор с пометкой о статусе груза).

Пропишите и отработайте сценарии на случай сбоев: нет интернета, оператор недоступен, частичная приемка груза, переадресовка.

Пример сценария для водителя. Если нет связи, водитель должен:

1. Сохранить черновик документа в мобильном приложении.

2. Зафиксировать факт отказа в передаче (скриншот, лог).

3. При восстановлении связи отправить документ и приложить служебную записку с описанием ситуации.

Для инспекторов на дороге важно уметь предъявить динамический QR-код ЭТрН или электронного путевого листа. Проверьте, как он отображается на разных устройствах и при слабом сигнале.

Выделите ключевых контрагентов и проверьте их готовность к работе с ЭПД. Используйте инструменты операторов ЭДО для массовой проверки статусов: подключен ли контрагент, какой у него оператор, принимает ли он нужные типы документов.

Практика: перед началом сезона (например, перед новогодними поставками) проведите «стресс-тест» — отправьте тестовые документы 10–20 ключевым контрагентам и соберите обратную связь. Это поможет выявить узкие места заранее.

Электронные документы нужно хранить так, чтобы их можно было быстро найти и предъявить при проверке. Убедитесь, что у вас есть:

• резервное копирование;

• разграничение прав доступа;

• возможность поиска по ИНН, номеру документа, дате, статусу.

Налоговый риск: если документ не удается найти по запросу ФНС, это может быть расценено как непредставление (ст. 93, 126 НК), даже если он технически существует.

• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — вводит обязательность ЭПД для ряда перевозочных документов.

• Постановление Правительства от 21.05.2022 № 931 (в актуальной редакции) — правила обмена ЭПД и форматы документов.

• Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 (с изменениями) — перечень случаев, когда допускается бумажный формат.

• С 1 марта 2027 года — вступает в силу требование о регистрации перевозчиков в реестре на платформе «ГосЛог» (закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ).

• Налоговый аспект: бумажная накладная после 1 сентября 2026 года может стать поводом для претензий ФНС (ст. 252, 93, 126 НК). Даже в переходный период инспекция вправе не принять ее для подтверждения расходов или для вычета НДС.

1. Составлена карта сценариев перевозок и определены обязательные ЭПД.

2. В договорах закреплено условие об ЭДО и указаны ID контрагентов.

3. Проверены УКЭП и МЧД у всех подписантов.

4. Оператор ЭДО аккредитован и передает документы в ГИС ЭПД.

5. Система работает с актуальными форматами ФНС.

6. Прописан регламент для нештатных ситуаций и сценариев для водителей.

7. Проведена проверка контрагентов и «стресс-тест» обмена документами.

8. Настроен процесс хранения и поиска документов.

9. Обновлены внутренние регламенты и инструкции с учетом изменений до 2027 года.

В нашей базе консультаций уже более 1000 ответов экспертов по вопросам бухгалтерского учета