Инвентаризация редко укладывается в пару часов. Пока комиссия обходит кабинеты, склады и другие помещения, компания продолжает работать: сотрудникам выдают ноутбуки, оборудование переносят между подразделениями, часть техники отправляют в ремонт.

Полностью остановить такие движения до окончания проверки было бы проще всего. Но если инвентаризация занимает несколько дней, для работающей компании это не всегда реально.

Поэтому перемещать имущество во время инвентаризации можно. Вопрос в другом: как потом отличить обычное рабочее движение от расхождения, которое действительно обнаружила комиссия.

Например, утром комиссия нашла ноутбук в кабинете и зафиксировала его наличие. После обеда технику передали сотруднику из другого подразделения. А к моменту сведения результатов ноутбук уже находится в другом месте, хотя во время проверки комиссия видела его именно там, где ожидала.

Ошибки в учёте при этом может вообще не быть. Просто данные относятся к разным моментам времени. Чтобы не принять такое изменение за расхождение, нужно сохранить исходное время и историю того, что происходило с имуществом дальше.

Перед началом обхода формируют перечень имущества, по которому комиссия будет сверять фактическое наличие. Важно зафиксировать, на какой момент эти данные актуальны.

Дальше результаты проверки и текущие операции с имуществом существуют параллельно. Комиссия фиксирует, что обнаружила во время обхода, а последующая выдача, возврат, перемещение или отправка в ремонт учитываются уже как отдельные события.

Это позволяет не переписывать результаты инвентаризации вслед за каждым движением имущества. Если объект проверили в одном помещении, а через несколько часов перенесли в другое, в материалах проверки остаётся то состояние, которое комиссия увидела во время обхода. Отдельно сохраняется информация о последующем перемещении.

Поэтому операции с имуществом во время инвентаризации должны оставлять след в учёте. Если принтер просто унесли на другой этаж и нигде этого не зафиксировали, спустя несколько дней уже придётся выяснять по памяти, действительно ли комиссия обнаружила расхождение или объект переместили позднее.

Допустим, имущество числится в одном кабинете, а при сведении результатов оказывается в другом. Самого этого факта недостаточно, чтобы понять, есть ли ошибка в учёте.

Если объект находился в другом кабинете ещё до прихода комиссии, а его перемещение не было отражено, проверка действительно обнаружила несовпадение фактического местонахождения с учётными данными.

Но ситуация меняется, если комиссия сначала нашла объект там, где он и должен был находиться, а позднее его передали в другое помещение. В этом случае на момент проверки расхождения не было.

Поэтому при сведении результатов важно не только увидеть несовпадение, но и установить его причину. Для этого и нужна история событий: она показывает, существовало расхождение уже во время проверки или появилось из-за последующего движения имущества.

После обхода результаты проверки нужно сопоставить с операциями, которые происходили в это же время. Если инвентаризация небольшая и имущество почти не перемещалось, восстановить последовательность событий можно вручную: проверить документы по спорному объекту и посмотреть, когда произошла операция.

Чем дольше идёт инвентаризация и чем активнее движется имущество, тем больше таких проверок возникает. Комиссия могла пройти одно помещение утром, другое — вечером, а третье — только на следующий день. Всё это время сотрудники продолжают получать и возвращать технику, а объекты — перемещаться между помещениями и подразделениями.

В результате после самого обхода появляется ещё один объём работы: нужно сопоставить собранный факт с изменениями, которые произошли за время проверки.

Когда речь идёт о тысячах объектов, делать это вручную становится всё сложнее. Одновременно растёт и объём работы непосредственно во время обхода: каждый объект нужно идентифицировать, проверить и зафиксировать результат. Эту часть процесса уже можно автоматизировать.

Если комиссия работает с бумажной ведомостью, результаты проверки сначала фиксируют вручную, а затем переносят в электронный учёт. При большом количестве имущества это отдельный этап между физической проверкой объектов и появлением собранных данных в системе.

Убрать его можно с помощью штрихкодов или RFID-меток и мобильных устройств. Сотрудник идентифицирует объект по метке и сразу фиксирует результат проверки в электронном виде. Для такой работы используют терминалы сбора данных — ТСД и специализированное мобильное приложение (например, «Учёт 15»).

Такое приложение позволяет проводить инвентаризации и сбор фактических данных по имуществу. Сотрудник работает непосредственно у объектов, а результаты обхода не приходится сначала записывать на бумаге, а затем повторно переносить вручную в 1С.

При этом автоматизация сбора фактических данных не решает сама по себе вопрос с движениями, происходящими параллельно с инвентаризацией. Если после проверки имущество выдали сотруднику, переместили или отправили в ремонт, эту операцию всё равно нужно учитывать при сведении результатов.

То есть ТСД помогает быстрее собрать фактические данные и сократить ручную работу во время обхода, а сохранённая история движений позволяет уже после него разобраться, какие несовпадения появились из-за текущих операций, а какие действительно требуют внимания.

После сопоставления результатов обхода с движениями часть несовпадений получает объяснение. Например, объект действительно был на месте, когда его проверила комиссия, а позже его передали сотруднику или переместили в другое помещение.

Оставшиеся случаи уже требуют отдельного разбора. Нужно выяснить, почему имущество не нашли, почему оно оказалось не там, где числится, или откуда появился объект, которого не было в исходных данных.

Так из общего массива несовпадений исключаются те, которые объясняются обычными операциями во время инвентаризации. А на разбор остаются только те расхождения, причину которых действительно нужно установить.

Именно поэтому работа компании во время инвентаризации не обязательно должна останавливаться. Гораздо важнее сохранить две вещи: что комиссия зафиксировала во время проверки и что произошло с объектом после неё. Тогда рабочее перемещение имущества не будет выглядеть как необъяснимая недостача.

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFGtQbcd