Das KI-Workflow-Verzeichnis: Weiß Ihr Team, wo es bereits KI einsetzt?

Дата публикации: 17-09-2026 07:48:58

In Kürze: Das KI-Workflow-Verzeichnis vervollständigt das A3-DelegationssystemSie kennen vermutlich Ihre eigenen KI-Abkürzungen: den Kollegen, der das Stakeholder-Update entwirft, den nächtlichen Job, den jemand vor seinem Ausscheiden eingerichtet hat, die Interviewnotizen, die bei Bedarf durch ein KI-Modell laufen. Ich möchte Sie jedoch herausfordern: Dieses vermeintliche Wissen kann falsche Sicherheit erzeugen, weil es sich anfühlt, als würden Sie die Arbeitsweise Ihres Teams mit KI kennen, während es in Wirklichkeit nur ein diffuses Verständnis der Praxis ist. Bitten Sie das Team, diese individuellen Berichte zu einer einzigen Liste zusammenzuführen, und Sie werden möglicherweise feststellen, wie wenig vom Ganzen irgendjemand überblickt. Das KI-Workflow-Verzeichnis ist das Artefakt für diese Liste: eine Zeile pro wiederkehrender Aufgabe, aufbereitet in vorläufigen Aufgabenklassen, um die nächsten KI-Delegationsentscheidungen des Teams vorzubereiten.



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👉 Download the A3 Delegation System ZIP file comprising all artifacts. 👈Transparenzhinweis: Ich gehöre zu denjenigen, die das Buch „Artificial Intelligence“ von Charniak/McDermott vor Jahrzehnten gelesen haben; selbstverständlich nutze ich KI für Recherche, Übersetzungen, Korrekturlesen, das Hinterfragen von Erzählbögen und Artikelstrukturen sowie für Zusammenfassungen. KI ist für mich ein Produktionswerkzeug und kein Ersatz für das eigene Denken.Die eigenen Abkürzungen sind der einfache TeilAls ich im Juni 2026 den AI Delegation Lifecycle veröffentlichte, blieb der Punkt vor Phase 1 bewusst ohne Artefakt: Das Team sollte wissen, welche Arbeit es mit einem KI-Modell erledigt, wie häufig und was dabei auf dem Spiel steht. Ich nenne dies eine forensische Analyse des eigenen Arbeitsablaufs. Wie ich jedoch schnell feststellte, war die Annahme, ein Team könne diese Analyse aus dem Gedächtnis erstellen, falsch, und die Aktualisierung der Anleitung zum A3-Delegationssystem Anfang dieses Monats zeigte mir den Konstruktionsfehler:Die Routing-Richtlinie weist jeder Aufgabenklasse eine KI-Modellstufe zu,Die KI-Definition-of-Done wird pro Aufgabenklasse geschrieben (nie pro Aufgabe), undDer Delegationsaudit beginnt mit einem Durchgang durch das, was das Team bereits übergeben hat.Alle drei Artefakte setzen Aufgabenklassen voraus, aber keine der sechs Phasen des A3-Delegationssystems erzeugt sie. Die KI-Arbeitsvereinbarung ist die Ausnahme auf der anderen Seite des Lebenszyklus: Sie hält die Voreinstellungen und Grenzen des Teams fest und kann existieren, bevor das Inventar der KI-Arbeiten vollständig ist.Die Lücke ist von innen leicht zu übersehen, denn jede Person im Team kann über die eigene Nutzung Auskunft geben, aber niemand über die Summe aller Nutzungen: wer sonst noch mit einem Modell Entwürfe schreibt, welche Ergebnisse das Team auf diesem Weg verlassen und welche Jobs unbeaufsichtigt laufen. Diese Summe, nützlich, undokumentiert und ohne Eigentümer, nenne ich „KI-Schulden“, und sie funktioniert genau bis zu dem Moment, in dem jemand fragt, wer dafür verantwortlich ist.Wie eine Zeile im KI-Workflow-Verzeichnis aussiehtDas KI-Workflow-Verzeichnis ist ein einseitiges Canvas mit einer Kopfzeile (Team, Eigentümer, Datum, Überprüfungsdatum), einem Feld mit Hinweisen, wo Sie suchen sollten, einem Feld mit fünf Verfeinerungsregeln und der Inventartabelle selbst. Hier ist ein Beispiel aus einem Scrum-Team:Nummer: I-01Aufgabe: Fotos von Retrospektive-Haftnotizen transkribierenProzess: Moderation der RetrospektiveAufgabenklasse: Transkriptionen für den internen GebrauchWie oft: Einmalig pro SprintWer führt sie aus: Scrum MasterWerkzeug: GPT-5.6 SolErgebnis geht an: Bleibt im TeamDaten, die in das Modell gelangen: Fotos handschriftlicher Notizen und Namen.Die Aufgabe wird als Verb und Objekt formuliert, die Klasse nach Ergebnis und Adressaten benannt, und „Ergebnis geht an“ hat drei Werte: bleibt im Team, verlässt das Team oder geht an Kunden. Die Nummer wandert später auf die A3 Workflow-Karte, sodass sich die Zeile und die zugehörige Entscheidung auch Monate später noch einander zuordnen lassen.Zwei Designentscheidungen tragen den größten Teil des Gewichts:Die Person und das Werkzeug stehen in getrennten Spalten, weil Menschen bzw. Werkzeuge wechseln, während die Aufgabe bleibt; ein Feld mit dem Eintrag „Anna, ChatGPT“ erschwert die Aktualisierung beider, wenn Anna das Team wechselt oder sich das verwendete KI-Modell ändert.Die letzten beiden Felder stellen unterschiedliche Fragen, die Teams regelmäßig vermischen: Wohin das Ergebnis geht, sagt etwas über das Risiko auf dem Weg nach draußen, während das, was in das Modell gelangt, etwas über die Exposition auf dem Weg hinein sagt, und ein Ergebnis, das „im Team bleibt“, kann trotzdem aus Fotos mit Namen darauf entstanden sein. Der Eintrag im Datenfeld ist ein zu prüfender Fakt; er ist keine Erlaubnis, die Namen weiterhin hochzuladen.Was das Canvas nicht hat, ist eine Spalte für die Lebenszyklusphase oder den Status, und diese Auslassung ist beabsichtigt. Das KI-Workflow-Inventar hält fest, was heute geschieht; das Poster und die Workflow-Karten zeigen, wo ein Workflow im A3-Delegationslebenszyklus steht, und ein stillgelegter Workflow ist eine Zeile im Reklassifizierungsprotokoll, gekennzeichnet durch dieselbe Inventarnummer. Eine Phasenspalte würde die Liste vor der Entscheidung in ein zweites, konkurrierendes Status-Board verwandeln, und agile Praktiker wissen aus der Debatte um das Product Backlog in Jira und das „echte“ in einer Tabellenkalkulation bereits, wie das endet.Das KI-Workflow-Verzeichnis erfordert Pflegeaufwand, reduziert aber wiederholte Dokumentation und wiederholte Entscheidungen:Das Team erfasst jede wiederkehrende Aufgabe einmal.Kompatible Aufgaben teilen sich einen Prüfstandard und eine Routing-Entscheidung, statt jeweils eigene zu erhalten.Die Inventarnummer verbindet eine Aufgabe mit jeder späteren Entscheidung darüber.Der Lebenszyklusstatus bleibt auf dem Poster und in den bereits vorhandenen Aufzeichnungen. Aktualisieren Sie das Inventar, wenn sich die Arbeit ändert oder wenn das Team entdeckt, korrigiert oder verfeinert, was es erfasst hat.(Ich weiß, das klingt wie ein Datenbankschema, und ich habe mit Vorarbeiten dazu begonnen, wie sich eine Anwendung für das A3-Delegationssystem gestalten ließe.)Wo Sie suchen solltenDas Canvas nennt drei Quellen für KI-Workflows, und das 30-Tage-Fenster ist wichtig, weil das Gedächtnis ein schlechtes Inventarwerkzeug ist, während die Ergebnisse des letzten Monats Belege sind:Zuerst Ihre Meetings: Welche Ergebnisse der wiederkehrenden Termine (Planung, Pipeline- oder Kampagnen-Reviews, Stand-ups, Monatsberichte, Retrospektiven usw.) hat ein KI-Modell entworfen, zusammengefasst, transkribiert oder übersetzt?Dann Ihre Werkzeuge: Jeder Kollege sieht sich den eigenen Chatverlauf der letzten 30 Tage an und bringt die Prompts, angewendeten Skills oder Agentenaufgaben mit, die jede Woche oder jeden Sprint wiederkehren, wer sie geschrieben hat und wie oft sie umgeschrieben wurden; das ist eine Selbstauskunft, und das muss sie auch sein, denn niemand sollte die Unterhaltungen anderer lesen.Dann Ihren Postausgang: Die E-Mails, Berichte, Tickets und Dokumente, die das Team verlassen haben, und die Frage, welche davon als Modellentwurf begonnen haben.Dreißig Tage sind das Startfenster. Sobald die offensichtlichen Zeilen auf dem Papier stehen, fragen Sie nach der Arbeit, die kein Chatverlauf zeigt: die unbeaufsichtigt laufenden Jobs, den Quartalsbericht, das, was nur zum Release-Zeitpunkt passiert. Ein nächtlicher Testlauf wie der im Beispiel weiter unten hinterlässt möglicherweise in keinem aktuellen Chatverlauf eine Spur.Die Zeile, die über die Sitzung entscheidet, ist die letzte in diesem Feld: Führen Sie auch die KI-Workflow-Abkürzungen auf, die niemand genehmigt hat, denn dort sitzen die KI-Schulden. Wenn die Beteiligten das Inventar als Kontrolle lesen, ob sie sich an die Regeln gehalten haben, bleiben diese Abkürzungen unsichtbar, und das Team endet mit einer Liste, die ordentlich aussieht und ein Team beschreibt, das es nicht gibt. Deshalb hilft es, mit einer eigenen Abkürzung den Anfang zu machen, ebenso wie die Erklärung vor der ersten Zeile, dass das Erfassen einer Aufgabe ihre Nutzung nicht genehmigt: Die Sitzung beginnt damit, zu verstehen, was heute geschieht, und Bedenken, die unter den bestehenden Grenzen des Teams sofortige Aufmerksamkeit erfordern, werden dennoch behandelt.Vorläufige Aufgabenklassen und der GruppierungstestDie Gruppierungsregel wirft ein Rätsel auf, das aufmerksamen Lesern auffallen wird: Sie fragt, ob zwei Aufgaben dieselbe KI-Definition-of-Done, denselben Prüfer und dieselbe Modellstufe teilen, und das sind Entscheidungen späterer Phasen des Delegationslebenszyklus, die das Team noch nicht erreicht hat. Die Auflösung lautet, dass die Klassen in der ersten Sitzung vorläufig sind. Benennen Sie diese einfach nach Ergebnis und Adressaten, prüfen Sie die Gruppierung anhand der Prüfstandards und Routing-Entscheidungen, die das Team bereits hat, und wo diese fehlen, lassen Sie die Gruppierung vorläufig und greifen Sie sie wieder auf, während das Team die Phasen des A3-Lebenszyklus durcharbeitet. Ein KI-Workflow-Inventar darf Unsicherheit enthalten; was es nicht enthalten darf, ist eine Entscheidung, die entschieden aussieht, die aber nie jemand getroffen hat.Die fünf Regeln auf dem Canvas des KI-Workflow-Verzeichnis sind kurz:Erst erfassen, später urteilen: Die A3-Entscheidung kommt in Phase 1, nachdem die Zeile existiert, und eine Zeile an sich genehmigt nichts.Eine Zeile pro wiederkehrender Aufgabe: Vier Prompt-Überarbeitungen für dasselbe wöchentliche Update sind eine Aufgabe, und das Werkzeug kommt in seine eigene Spalte.Die Klasse nach Ergebnis und Adressaten benennen: „Transkriptionen für den internen Gebrauch“, „Statuskommunikation, die das Unternehmen verlässt“. Ein Klassenname, der auf jede Aufgabe passt („KI-Unterstützung“), ist zu weit gefasst, um irgendjemandem zu sagen, welcher Standard gilt. (Dieser Ansatz der Benennung unterscheidet sich nicht vom Programmieren.)Gleicher Standard, gleicher Prüfer, gleiche Stufe, eine Klasse: Wenn eines der drei abweicht, teilen Sie die Klasse.Jede Klasse geht in Phase 1, jedes Audit verfeinert die Liste: Eine Klasse ohne A3-Entscheidung ist eine KI-Schuld mit Datum.Drei Fehlermuster verdienen Aufmerksamkeit: die Liste der genehmigten Nutzung, in der nur genehmigte Nutzung aufgeschrieben wird und Ihre bestehenden KI-Schulden unsichtbar bleiben; der Prompt- oder Skill-Katalog mit einer Zeile pro Prompt oder Skill statt pro Aufgabe, sodass sich nie Klassen bilden; und die einmalige Bestandsaufnahme, einmal ausgefüllt und nie verfeinert, sodass das Audit sechs Monate später eine veraltete Liste durchgeht und alle bei Zeilen nicken, die längst nicht mehr laufen.Beispiel: Vier Zeilen aus einem Scrum-TeamHier ist ein vollständiger erster Durchgang eines fiktiven Scrum-Teams mit sieben Personen:Fotos von Retrospektive-Haftnotizen transkribieren (Scrum Master, GPT-5.6 Sol, bleibt im Team; Eingabe: handschriftliche Notizen mit Namen): Ein internes Ergebnis kann trotzdem sensible Eingaben enthalten.Kundenfeedback-Tickets in Entwürfe für Product-Backlog-Einträge umschreiben (Klasse: Anforderungsentwürfe für den internen Gebrauch): Eine konkrete Aufgabe innerhalb einer wiederverwendbaren Klasse.Akzeptanzkriterien für neue Einträge entwerfen (dieselbe Klasse): Eine zweite Aufgabe, die sich diese Klasse teilen kann, solange Prüfer, Standard und Stufe gleich bleiben.Interviewnotizen in die Vorlage für Einstellungsfeedback umschreiben (bei Bedarf, Scrum Master, verlässt das Team; Eingabe: Namen von Kandidaten): Informelle Nutzung, die eine Liste nur genehmigter Nutzung übersehen hätte.Die letzte Zeile steht nur auf der Liste, weil das Erfassen zuerst kam; unter einer Regel, die nur genehmigte Nutzung aufführt, hätte die ausführende Person sie weggelassen, und das Team wäre in Phase 1 von A3 eingetreten, ohne zu wissen, dass Kandidatennamen bei Bedarf in ein Modell gelangten.Was die Liste von MB1 aufdeckteMegaBrain.io ist das fiktive Fallbeispiel, das sich durch den AI4Agile-Onlinekurs zieht, lesen Sie dies also als Szenario. Einen Monat, nachdem ein automatisiertes Status-Update einem Interessenten mitgeteilt hatte, eine gestrichene Funktion sei „released and in production“, listete das MB1-Team auf, was es an KI übergeben hatte: die wöchentliche E-Mail zum Release-Status an Kunden, die Stakeholder-Zusammenfassung des Sprint Review, die nächtliche Generierung von Migrationstests, das Entwerfen von Product-Backlog-Einträgen aus der Kundenfeedback-Warteschlange und die Zusammenfassung des Daily Scrum in einen Slack-Kanal. Fünf Zeilen, drei Eigentümer, und einer der drei war ein Entwickler, der fünf Monate zuvor gekündigt hatte und immer noch als die Person eingetragen war, die den nächtlichen Lauf ggf. anhält.Das ist eine Art des Scheiterns, die das Inventar aufdecken kann, und ein gutes Beispiel dafür, was das Inventar klärt und was nicht. Einen Namen zu finden, der für das Unternehmen nicht mehr gilt, bringt die Lücke zu Papier; das entscheidet jedoch nicht, wer den Workflow jetzt betreiben kann, wer ihn anhalten kann und unter welchen Bedingungen. Das sind Übergabeentscheidungen, festgehalten auf dem A3 Handoff Canvas in Phase 3 von A3, nachdem die A3-Kategorie (Assist, Automate, Avoid) in Phase 1 entschieden wurde, und die Aufgabe des KI-Workflow-Verzeichnisses ist es, die Lücke sichtbar zu machen, bevor jemand annimmt, sie sei geschlossen.Von der Zeile zur Workflow-KarteJede entschiedene Zeile des KI-Workflow-Verzeichnisses wird zu einer Workflow-Karte innerhalb des A3-Delegationssystems: Workflow, Aufgabenklasse, die A3-Kategorie und später die Stufe, der Eigentümer und die Audit-Termine; die Karte kommt auf das Poster an die Stelle, an der der Workflow heute steht. Das Wort „entschieden“ ist wichtig: Die Zeile existiert vor der Assist-Automate-Avoid-Entscheidung; die Karte existiert danach. Eine Zeile ohne Karte bedeutet eines von zwei Dingen, und die Abhilfe unterscheidet sich: Entweder hat niemand entschieden, dann geht die Klasse als Nächstes zum A3 Framework, oder jemand hat entschieden und es nie festgehalten, dann bestätigt das Team die Entscheidung und schreibt sie auf. Klären Sie, welcher Fall vorliegt, bevor Sie eines von beidem tun.Für die Transkriptionszeile bedeutet das: Das KI-Workflow-Verzeichnis gibt ihr eine Nummer, eine Aufgabe und eine vorläufige Klasse; Phase 1 von A3 entscheidet, ob sie Assist, Automate oder Avoid ist, und zu wissen, dass GPT-5.6 Sol sie heute ausführt, klärt nichts; Phase 3 klärt den Eigentümer, und der Scrum Master, der sie in diesem Sprint ausführt, wird nicht automatisch zum Eigentümer. Beide Entscheidungen kommen auf die Karte.Ihre ersten 60 Minuten mit dem KI-Workflow-VerzeichnisSetzen Sie die Sitzung an, zielen Sie auf acht Zeilen und behandeln Sie sie als ersten Durchgang. Eine Möglichkeit, die Zeit aufzuteilen, wäre folgende:Zweck und Grenze festlegen (erfassen, nicht genehmigen): 10 MinutenDie drei Quellen durchgehen, einschließlich nicht genehmigter Abkürzungen und unbeaufsichtigter Jobs: 20 MinutenVorläufige Aufgabenklassen mit dem Gruppierungstest bilden: 20 MinutenInventareigentümer und Überprüfungsdatum benennen, nächsten Schritt vereinbaren: 10 MinutenDer nächste Schritt ist Phase 1 von A3: Bringen Sie jede Klasse zur A3-Entscheidung, mit den Personen im Raum, die die Aufgaben ausführen. Wenn eine Zeile vorher unter den bestehenden Grenzen des Teams Aufmerksamkeit braucht (etwa Kandidatennamen in einem Modell), kümmern Sie sich darum; „erst erfassen“ gibt der Entscheidung einen eigenen Schritt und verschiebt sie nicht.Bei jedem Delegationsaudit erhält die Liste zwei Arten von Pflege. Ergänzen Sie die Zeilen, die seit dem letzten Audit hinzugekommen sind, und gleichen Sie die bestehenden ab: Läuft die Aufgabe noch, führt dieselbe Person sie aus, mit demselben Werkzeug, mit denselben Eingaben, für dieselben Adressaten? Wenn Sie eine Aufgabe stilllegen, halten Sie diese Entscheidung im Reklassifizierungsprotokoll unter derselben Inventarnummer fest und bewahren Sie die Verbindung zum ursprünglichen Inventareintrag.FazitWelche wiederkehrende KI-Nutzung würde die aktuelle Liste Ihres Teams übersehen? Wenn Ihr Team nicht beschreiben kann, wo KI bereits zu wiederkehrender Arbeit beiträgt, beginnen Sie mit einer 60-minütigen Sitzung zum KI-Workflow-Verzeichnis. Die Liste gibt Ihnen eine gemeinsame Grundlage für A3-Entscheidungen und hilft Ihnen, die Workflows zu finden, die die individuelle Erinnerung übersehen könnte. Wählen Sie dann, wo im A3-Delegationssystem Sie die Methode zuerst anwenden.Hinweis: Ich stelle das A3-Delegationssystem außerdem in einem Scrum.org-Webinar zum AI Delegation Audit am 6. Oktober 2026 vor. 

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