Инспекция прислала акт проверки: «Поставка не подтверждена, расходы и вычет по НДС завышены». Через несколько дней бухгалтер находит в папке склада транспортную накладную и документы о приёмке товара. Во время проверки их не передали: искали только в бухгалтерском архиве.

Документы найдены поздно, но акт проверки ещё не окончательное решение. У компании есть время представить их и объяснить, какой вывод инспекции они опровергают. Я советую бухгалтеру действовать в следующем порядке.

По общему правилу возражения на акт проверки можно подать в течение одного месяца со дня его получения. Зафиксируйте дату получения акта и передайте её руководителю и тому, кто готовит возражения. К возражениям можно приложить найденные документы.

Если инспекция позже проведёт дополнительные мероприятия и пришлёт дополнение к акту, на возражения по этому дополнению будет 15 дней со дня его получения. Не ждите дополнения, чтобы представить уже найденный документ.

Сам факт существования накладной ещё не закрывает претензию. Откройте акт и ответьте на три вопроса:

1. Что утверждает инспекция? Например: товар не поступил на склад.

2. Что показывает документ? Например: указаны дата доставки, адрес, партия товара и подпись принимавшего сотрудника.

3. Что ещё нужно сверить? Номенклатуру и количество в УПД, записи склада, дальнейшее движение товара.

Сделайте для юриста короткую таблицу:

Так быстрее выявится и слабое место: например, накладная относится к другой партии. Важно обратить на это внимание до отправки возражений.

Если документ электронный, сохраните исходный файл, подписи и доступные подтверждения обмена. Если бумажный — найдите оригинал и сделайте копию для подачи. Запишите, где он лежал и когда его обнаружили. Если копию пришлось запросить у перевозчика или поставщика, сохраните сам запрос и ответ.

Не оформляйте задним числом то, чего раньше не существовало. Письмо контрагента, написанное сегодня, может пояснить старую поставку. Но оно не становится накладной, составленной в день доставки.

Не отправляйте инспекции файл без сопроводительного текста. Назовите акт и конкретный опровергаемый эпизод, объясните, что подтверждают дополнительные документы. В качестве примера:

«В акте проверки от … № … в абз.10 стр. 111 сделан вывод об отсутствии подтверждения поступления товара по УПД от … № …. Представляем транспортную накладную и документ складской приёмки по этой поставке. Они содержат сведения о дате доставки, количестве товара и лице, принявшем его. Просим исследовать эти документы при рассмотрении материалов проверки и оценить их вместе с УПД и регистрами учёта».

Если в акте несколько эпизодов, укажите абзац и страницу и сумму по каждому. Объяснение о том, почему документ не представили при проверке, должно быть объяснимым, например: «хранился в архиве склада и обнаружен при повторном поиске».

Сохраните подтверждение отправки и получения возражений с приложениями. Если документы нашли уже после подачи возражений, но до вынесения решения, передайте их дополнительно и заявите о них на рассмотрении материалов проверки. Там компания вправе очно давать пояснения, а также представить документы.

По пункту 4 статьи 140 НК РФ, если новые документы впервые представляют с жалобой на решение, нужно пояснить, почему их нельзя было своевременно передать инспекции. Вышестоящий налоговый орган оценивает эти причины.

Поэтому желательно не откладывать находку «до суда». Чем раньше документ попадёт в материалы проверки, тем проще добиться его оценки по существу и снять имеющуюся претензию.

Важно! Если акт говорит не только об отсутствии накладной, но и о фиктивной поставке, техническом контрагенте или согласованных действиях, одной найденной бумаги обычно недостаточно. Нужно проверить всю цепочку: кто заказал товар, кто его привёз и принял, где он хранился и как использовался. Не обещайте руководителю, что найденный УПД или накладная автоматически снимет доначисления. Как правило, подобная ситуация требует более глубокого анализа и комплексного обосновывающей фактуры.

Игорь Кобзарев, адвокат, эксперт Уполномоченного по защите прав предпринимателей в г. Москве, преподаватель Международного юридического института.
Страница адвоката в ТГ https://telegram.me/kobzareffprobusiness