• Zaległy urlop trzeba co do zasady wykorzystać do 30 września kolejnego roku. Pracodawcy, którzy nie przestrzegają przepisów, mogą zostać ukarani grzywną do 30 tys. zł.
• Potrzeby firmy mogą uzasadniać przesunięcie zaproponowanego terminu, ale nie mogą blokować urlopu bez końca.
• Warto dokumentować składane wnioski, szczególnie gdy kolejne terminy są odrzucane.

Zgodnie z Kodeksem pracy urlop powinien zostać wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Wyjątkiem jest urlop zaległy, który można wykorzystać najpóźniej do 30 września kolejnego roku. 

Artykuł 161 Kodeksu pracy mówi o tym, że urlop powinien być wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jego termin jest ustalany z wyprzedzeniem - zgodnie na przykład z planem urlopów. 

Natomiast artykuł 168 mówi o tym, że dopuszcza się przesunięcie tych dni wolnych do 30 września kolejnego roku. Termin jest zachowany, jeśli urlop rozpocznie się w tym właśnie dniu. 

Jeśli przedsiębiorca nie będzie przestrzegał tych zasad, grozi mu grzywna do 30 tys. złotych.

Co warto pamiętać - przekroczenie tego terminu nie oznacza, że zaległe dni przepadają - pracownik nadal ma prawo do jego wykorzystania, a roszczenie o jego udzielenie przedawnia się dopiero po trzech latach. 

- Niewykorzystany w terminie urlop wypoczynkowy powoduje rozpoczęcie biegu trzyletniego okresu przedawnienia prawa do urlopu. Po jego upływie, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, roszczenie wygasa. W praktyce oznacza to, że zaległe dni wolne przepadają, jeśli pracownik nie zdecyduje się ich wykorzystać w wymienionym wyżej terminie – mówi Dominik Konieczny, general counsel w Gi Group Holding.

- Przepisy nie przewidują możliwości ich odzyskania, kumulowania przez kolejne lata ani przeliczenia na jakąkolwiek formę świadczenia w trakcie trwania zatrudnienia. Wyjątki dotyczą jedynie sytuacji szczególnych, np. siły wyższej lub urlopu wychowawczego – uzupełnia Konieczny. 

Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy to pracownik zwleka z odbiorem zaległego urlopu. Co należy wtedy zrobić? 

Agencja przypomina orzecznictwo Sądu Najwyższego, gdzie dopuszcza się zobowiązanie pracownika do wykorzystania zaległego urlopu bez jego zgody - mowa o wyrokach z 2 września 2003 roku i 7 maja 2008 roku. Jednak inaczej w tej kwestii wypowiada się departament prawny Głównego Inspektora Pracy, który wskazuje, że pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległych dni w ustawowym terminie, ale nie może jednostronnie wskazać konkretnego terminu wypoczynku. 

Co to oznacza w praktyce? 

- Zaległego urlopu nie można odkładać bez końca, natomiast nie ma jednolitego stanowiska co do tego, czy pracodawca może sam zdecydować o konkretnym terminie wolnych dni. W okresie wypowiedzenia sytuacja jest jasna – pracodawca może skierować pracownika na urlop bez wcześniejszego uzgadniania terminu – komentuje Dominik Konieczny

Warto pamiętać, że pracodawca może odmówić terminu zaległego urlopu, jeśli nieobecność pracownika poważnie zakłóciłaby funkcjonowanie firmy. Nie może jednak odkładać urlopu w nieskończoność – co do zasady trzeba go udzielić do 30 września kolejnego roku. Warto też składać wnioski w formie, która pozwala potwierdzić ich złożenie.

- W praktyce takie sytuacje zdarzają się rzadko. Jeśli jednak pracownik kilkukrotnie próbuje zaplanować zaległy urlop i za każdym razem proponowany termin jest przesuwany, warto wyjaśnić, z czego to wynika i kiedy skorzystanie z wolnego będzie możliwe. Warto przy tym pamiętać, że potrzeby firmy mogą uzasadniać przesunięcie terminu, ale nie zwalniają pracodawcy z obowiązku udzielenia zaległego urlopu w terminie przewidzianym przepisami – wyjaśnia Monika Piądło, regional manager w Grafton Recruitment.