Рынок труда находится в дисбалансе. Остро не хватает рабочих рук в реальном секторе: строительстве, производстве, медицине, логистике. При этом офисных кадров — в избытке, все выше конкуренция среди «белых воротничков», а бизнес меняет стратегию с массового найма на повышение эффективности внутри команд. В таких условиях возрастает роль цифровых инструментов для управления персоналом.

HRM-системы приходят на смену разрозненным HR-сервисам для решения точечных задач. Сосредоточив документы, процессы и знания на одной платформе, бизнес оптимизирует расходы, HR-департамент перестает тонуть в ворохе бумаг, а сотрудники не тратят время на долгие согласования отпусков и приказов.

В этой статье расскажем, для чего нужна автоматизированная система управления персоналом, какие возможности она дает бизнесу. Также рассмотрим популярные HRM-решения на рынке и сравним их функциональность.

HRM-система (Human Resource Management) объединяет цифровые инструменты для комплексного управления персоналом. Весь цикл взаимодействия с сотрудниками переносится на одну платформу, начиная с рекрутинга и адаптации новичков до ротации и увольнения.

Еще одно преимущество единой системы в том, что вся информация о сотрудниках хранится централизованно. Сведения об отпусках, пройденных курсах, изменении персональных данных не нужно искать по таблицам, почте и доставать из 1С. Это ускоряет кадровые процессы и дает возможность принимать взвешенные управленческие решения, опираясь на аналитику и четкие метрики.

К классам HRM-систем относятся HRIS, HRMS и HCM-системы.

Под термином «система управления персоналом» могут понимать любое из перечисленных решений. Поэтому при выборе ПО нужно исходить из задач бизнеса. Если требуется только хранить данные, то нужна HRIS, если цифровизировать основные HR-процессы и эффективно распоряжаться ресурсами — система класса HRMS/ HCM. 

Правильно подобранная система управления персоналом напрямую влияет на эффективность компании, повышает продуктивность сотрудников и снижает текучесть кадров. За счет чего это происходит:

• сокращается рутина в ежедневных задачах. Кадровые специалисты перестают быть операторами ввода данных и заполнения бесконечных Excel-таблиц. По оценкам компаний, внедривших HRM-системы, на ключевые HR-процессы они тратят на 70% меньше времени;

• появляются инструменты для аналитики и данные для принятия обоснованных решений. Компании с прозрачными HR-метриками могут точнее управлять наймом и текущими кадровыми ресурсами;

• на 20% быстрее проходят наём и адаптация персонала. Так, компании Инфаприм удалось в 5 раз ускорить прием сотрудников: трудоустройство стало полностью цифровым, кандидаты подписывают документы в системе удаленно;

• растет вовлеченность. Сотрудники быстрее получают ответы на вопросы и заявки через личный кабинет или корпоративный мессенджер, читают новости на портале об успехах коллег и делятся своими достижениями, дают руководству обратную связь с помощью опросов.

Экосистема цифровых решений для управления персоналом. Можно собрать полноценную HRM-систему или выбрать отдельные модули под конкретные задачи: кадровый ЭДО, планирование отпусков, оформление и согласование командировок. Есть готовые решения для долговременного хранения кадровых документов, управления обучением, создания корпоративного портала и управления обращениями в HR-службу. 

Вместе все модули помогают создать прозрачную и безопасную систему для цифрового управления персоналом. Подходит для средних и крупных компаний с высокими требованиями к защите данных.

Преимущества

• Есть свой суперапп — корпоративное суперприложение, через которое сотрудники оформляют отпуска, запрашивают справки и т.д. Встроенный ИИ-помощник поможет персоналу с вопросами 24/7.

• Уникальные регламенты можно реализовать через no-code-настройку в визуальном редакторе.

• Часть экосистемы продуктов Directum, в которую входят решения для цифровой бухгалтерии, договоров и закупок, проектного управления и т.д. Можно добавлять инструменты для бизнес-задач, экономя на интеграциях и не раздувая штат поддержки.

• Соответствует самым строгим требованиям информационной безопасности: есть лицензия ФСТЭК, предусмотрено шифрование каналов по протоколу TLS\ГОСТ TLS, разграничение прав доступа пользователей, фиксация всех событий в логах и журналах аудита.

• Доступна локальная установка и размещение в облаке с высшим уровнем защищенности персональных данных в соответствии с законом 152-ФЗ «О персональных данных».

Ограничения

• Для малого бизнеса функциональность может быть избыточной.

• Максимальный эффект раскрывается при комплексном внедрении.

Облачная HR-платформа от Сбера, которая помогает выстраивать цифровой путь сотрудника в компании, от поиска кандидатов до обучения и оценки эффективности. Предоставляет единое окно для коммуникации персонала, руководителя, HR-специалиста.

Преимущества

• Широкие возможности для аналитики, в том числе с применением ИИ-технологий. Система готовит отчеты по HR-направлениям, все данные о сотрудниках — в одном окне.

• Готовые инструменты для обучения, тестирования, оценки персонала и сбора обратной связи.

• Современный, неперегруженный интерфейс.

Ограничения

• Из-за высокой стоимости подходит в основном для крупных компаний от 1000 сотрудников.

• Закрывает только часть задач, нет отдельного модуля для организации кадрового документооборота и архива. 

HRM-система для найма, вовлечения и развития сотрудников в единой корпоративной среде. Включает более 30 инструментов, направленных на удержание персонала, повышение лояльности и мотивации, быстрые коммуникации внутри компании.

Преимущества

• Закрывает базовые потребности HR в направлениях рекрутинга, адаптации, обучения и развития.

• Есть готовые инструменты для геймификации: рейтинги, корпоративная валюта, магазин.

• Доступен бесплатный тестовый период на 2 недели.

Ограничения

• Не подходит для компаний, которые привыкли кастомизировать системы и затачивать их под свои сложные процессы. Решение больше ориентировано под малый и средний бизнес (до 500 сотрудников).

Система управления персоналом организации, которая объединяет возможности кадрового делопроизводства, сервис учета и контроля рабочего времени, планирование и согласование отпусков, подбор персонала. Входит в экосистему Saby (ранее — СБИС) с широкими возможностями для бизнеса.

Преимущества

• Есть модуль для расчета зарплаты, подходит для любых графиков оплаты труда.

• Открывает возможности для работы с KPI — для конкретного специалиста, должности, отдела.

• Подходит для компаний любого масштаба, от стартапов до корпораций.

Ограничения

• В первую очередь решение ориентировано на средние и крупные компании, которые уже используют продукты от Saby для других бизнес-задач.

Платформа объединяет модули для кадрового документооборота и управления персоналом с универсальным доступом через браузер на компьютере или мобильное приложение. Зарывает полный цикл кадровых процессов: от приема на работу и подписания документов до командировок и авансовых отчетов. Есть облачный и локальный варианты размещения.

Преимущества

• Модульная система дает возможность выбрать из 60+ настроенных типовых процессов

• Широкие возможности с точки зрения автоматизации кадрового документооборота: более 30 типов документов.

• Заявляет о переходе на облачную версию КЭДО за 1 неделю.

Ограничения

• Могут возникнуть сложности с нетиповыми процессами для компаний со сложной оргструктурой.

Ниже сравним HRM-системы с точки зрения функциональности, наличия корпоративного мессенджера и возможностей кастомизации под процессы компании.

Пересмотрите текущие процедуры: где сотрудники теряют время? Какую часть рабочего дня отнимает решение повторяющихся кадровых вопросов? Где застревают задачи, растягивая согласование документов? Зафиксируйте полученные метрики и пропишите, к каким показателям хотелось бы прийти в результате цифровизации.

Именно от стратегии зависит, какое ПО и с каким набором модулей вам необходимо в данный момент для развития компании. Если руководство ставит в приоритет быстрое расширение штата — ориентируйтесь на проработанные блоки для поиска персонала и оперативной адаптации. Если, наоборот, нужна оптимизация и сокращение фонда оплаты труда, то следует обратить внимание на платформы с удобными инструментами для оценки эффективности сотрудников, модулями для обучения и ИПР для переориентации.

Фокус компании может измениться уже в следующем году, и это нормально. Платформа должна иметь все инструменты, чтобы адаптироваться под запросы бизнеса. Например, увеличить число пользователей без потери скорости работы системы и т.п. 

Составьте дорожную карту (план с этапами и дедлайнами) и сформируйте рабочую группу. Это круг сотрудников, которые будут первыми взаимодействовать с системой, а затем транслировать свой опыт коллегам. Начните с пилотного проекта: опишите роли пользователей, маршруты документов, последовательность согласования. Подготовьте локальные нормативные акты, которые будут регулировать новые кадровые порядки. Затем ПО нужно настроить и провести тестирование.

Сотрудников также нужно готовить к переходу на новую систему: проводить обучение, объяснять выгоды от ее использования.

Эксперты выделяют три лидирующих тенденции в развитии систем управления персоналом.

• Растет роль ИТ-решений для обучения и развития штата. Еще пару лет назад компании вкладывались в рекрутинг и соревновались в скорости закрытия вакансий. Сейчас, наоборот, нужно учиться повышать эффективность процессов текущими силами, а значит —  предлагать прозрачные механизмы для переобучения, повышения квалификации, мотивации сотрудников.

Главное изменение — это переход от многолетнего тренда “рынка соискателя” к “рынку работодателя”. В последние годы компании были готовы хватать любого специалиста и закрывать вакансии любой ценой. Сегодня речь идет не про «где взять», а «как сделать сильнее тех, кто есть».

Айрат Сибгатуллин, директор продукта Directum HR Pro в интервью порталу TAdviser.

2. В центре HRM-системы — сотрудник, его удобство и привычки. С помощью смартфона решается большинство бытовых вопросов, включая получение государственных услуг. Такого же уровня сервиса резонно ждать от современного работодателя. Электронная система управления персоналом с мобильным приложением или супераппом оправдывает эти ожидания. Нужную справку можно заказать в несколько кликов, получить ответ на типовой запрос — за пару секунд.

3. Искусственный интеллект входит в кадровые процессы в качестве рабочего инструмента. Этап «модной игрушки» уже позади, компании готовы развивать ИИ-сервисы только если видят экономический эффект. А получить его можно на однотипных, массовых процессах, таких как обработка документов при трудоустройстве, занесение данных в учетную систему и т.д.

   Реклама: ООО «ДИРЕКТУМ», ИНН 1835056809, erid: 2W5zFGq4n97