Транспортная накладная, заказ и заявка с 1 сентября 2026 года по общему правилу существуют только в электронной форме. Бумажный вариант сохранился, но лишь в ситуациях, которые Минтранс России перечислил отдельно, причём для каждого вида документа список свой. Остановимся подробнее на случаях, когда допускается использование перевозочных документов на бумаге.

Транспортную накладную, заказ и заявку перевел в электронную форму Федеральный закон от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ. Бумажный экземпляр сохраняет юридическую силу только в тех случаях, на которые Минтранс России дал прямое разрешение. Масса автомобиля на это правило не влияет: порог в 3,5 тонны относится к допуску перевозчиков по Федеральному закону от 29 декабря 2025 г. № 520-ФЗ, а не к обязанности оформлять транспортную накладную.

Минтранс России выбрал раздельное регулирование и выпустил отдельный приказ на каждый вид перевозочного документа:

Списки различаются по содержанию, и из-за этого по одной и той же поездке документы могут разойтись по форме. Поручение экспедитору допустимо составить на бумаге, а транспортную накладную к нему – уже нет. Бывает и наоборот.

Проверьте свои внутренние документы. Формулировка "перечень случаев оформления документов на бумаге" без ссылки на конкретный номер приказа в регламенте или договоре работать не будет – ее нужно уточнить. Одна и та же компания в статусе экспедитора руководствуется приказом № 115, а выступая грузоотправителем – приказом № 262, и требования к ней в этих двух ролях разные.

Как видно из таблицы, первоначальный перечень по автоперевозкам уже успели расширить приказом от 2 сентября 2026 г. № 391. Три других приказа тоже дополнят. Минтранс России сообщил, что аналогичные поправки готовит к перечням по железнодорожным накладным, авианакладным и экспедиторским документам. 

Приказ Минтранса России от 1 июня 2026 г. № 262 в редакции приказа от 2 сентября 2026 г. № 391 называет 12 оснований, по которым транспортная накладная, заказ и заявка могут остаться на бумажном носителе.

1. Перевозка грузов военного назначения, если отправителем либо получателем груза выступает Минобороны России, МВД России, Росгвардия, ФСБ России, МЧС России, Служба внешней разведки или ФСО.

2. Отправитель или получатель – иностранная организация, сведения о которой отсутствуют в государственном реестре аккредитованных филиалов и представительств иностранных компаний. Порядок ведения реестра установлен ст. 21 Федерального закона от 9 июля 1999 г. № 160-ФЗ "Об иностранных инвестициях в Российской Федерации".

Причина простая: трансграничный электронный документооборот в России еще не выстроен. У зарубежного участника нет ни российской подписи, ни софта, совместимого с форматами ФНС России. Накладная состоит из нескольких связанных между собой файлов – и если подписантом хотя бы одного оказывается лицо без представительства в России, обмен просто не дойдет до конца.

3. Каботажные перевозки грузов, которые выполняют иностранные перевозчики, зарегистрированные в одном из государств – членов ЕАЭС.

4. Груз едет к гражданину или от гражданина для целей, не связанных с бизнесом. Требование одно: физлицо должно значиться отправителем либо получателем. Доставка заказов покупателям-физлицам продолжает сопровождаться бумагой. Например, человек нанял машину, чтобы вывезти вещи с дачи после окончания сезона – в этом случае перевозочные документы оформляются на бумаге.

5. Технический сбой. У участника информационного взаимодействия отсутствует техническая возможность направить электронные документы в ГИС ЭПД в связи со сбоем, зафиксированным государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак (ГосСОПКА).

Ключевое слово в норме – зафиксированный. Под основание подпадает не любая техническая неполадка, а компьютерный инцидент, попавший в поле зрения государственной системы: например, атака злоумышленников, после чего вы лишились доступа к базам и сервисам, без которых электронный документ не подготовить.

6. Отсутствие доступа к сети "Интернет", в том числе в населенных пунктах из перечня, утвержденного распоряжением Правительства РФ  от 10 июля 2025 г. № 1855-р. Конструкция "в том числе" показывает, что список – только частный случай, а само основание сформулировано шире: значение имеет сам факт того, что сети не было.

7. Отправитель и получатель груза совпадают в одном лице. Ситуация типична для перемещений между собственными подразделениями и складами компании.

8. Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней. Выбора у перевозчика в этом случае нет: профильные нормы прямо предписывают бумажный носитель, так что электронная форма для таких грузов невозможна.

9 Перевозка по территории с особым режимом. Основание работает, когда на территории введен режим повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайное или военное положение либо правовой режим контртеррористической операции.

 10 Перевозка специальных грузов. Это грузы, предназначенные для удовлетворения особо важных государственных и оборонных нужд и обеспечения безопасности государства. Отнесение конкретных грузов к специальным происходит по акту Правительства РФ.

 11 Перевозка периодических печатных изданий.

 12 Перевозка продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности – операций, которые регулирует законодательство о военно-техническом сотрудничестве и экспортном контроле.

Приказ Минтранса России от 3 апреля 2026 г. № 115 сохранил бумажный носитель для поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок в следующих случаях:

1. Услуги сопровождают доставку грузов для государственных органов, обороны, безопасности страны и охраны правопорядка, а равно специальных и воинских грузов.
2. Территория оказания услуг живет в режиме повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения либо контртеррористической операции.
3. Клиент из-за форс-мажорных обстоятельств технически не в состоянии передать экспедитору документ в электронном виде.
4. Те же обстоятельства лишили такой возможности самого экспедитора.
5. Заказчиком выступает гражданин, а услуги приобретаются им вне предпринимательских целей.
6. Стороной договора со стороны клиента является иностранная компания либо иностранный гражданин.

Транспортная железнодорожная накладная (приказ Минтранса России от 21 ноября 2025 г. № 407) остается бумажной в пяти ситуациях:

1. Груз принимают к доставке по территориям с режимом повышенной готовности, ЧС, чрезвычайного или военного положения, КТО.
2. Приемку груза производят в рамках воинских железнодорожных перевозок.
3. Форс-мажор не позволил грузоотправителю передать перевозчику электронную накладную.
4. Перевозчик не смог принять электронную накладную из-за форс-мажора.
5. Груз перевозят для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью, – грузоотправитель или грузополучатель является физическим лицом (пункт добавлен приказом Минтранса России от 6 августа 2026 г. № 349, действует с 1 сентября 2026 года).

У грузовой авианакладной (приказ Минтранса России от 18 марта 2026 г. № 102) шесть групп оснований для бумажной формы:

1. Прием грузов для перевозки на территориях, где введен режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения либо контртеррористической операции.
2. У перевозчика нет технической возможности обменяться электронной накладной из-за неисправности программного обеспечения либо отсутствия интернета (это основание отдельно от отсутствия подписи у грузоотправителя, о котором речь пойдет ниже).
3. Воинские воздушные перевозки.
4. Международные рейсы, у которых аэропорт вылета, назначения или пересадки расположен в стране, чье законодательство не предъявляет требований к электронной грузовой накладной. Уточнение про законодательство принципиально: одного лишь зарубежного аэропорта в маршруте для бумаги мало.
5. Внутренние рейсы, когда в аэропорту нет программного обеспечения для обмена.
6. Категории самих грузов: опасные грузы, валюта и ценные бумаги, ювелирные изделия и драгоценные металлы, отправления с объявленной ценностью, скоропортящаяся продукция, грузы, требующие особых условий доставки, животные, останки людей и животных, а также грузы для особо важных государственных и оборонных нужд.

Этот приказ учел и ситуацию, когда у грузоотправителя нет электронной подписи, – отнес ее к техническим причинам, которые мешают обмену документами.

Территории с особым режимом. Повышенная готовность, ЧС, чрезвычайное или военное положение, КТО дают право на бумажную форму по экспедиторским документам, железнодорожной накладной и авианакладной. С 19 сентября 2026 года такой пункт появился и в автомобильном перечне – его добавил приказ № 391. До этой даты по одной и той же поездке в зону с особым режимом поручение экспедитору выписывали на бумаге, а транспортную накладную оформляли электронно.

Иностранный контрагент. Экспедиторским документам хватает самого статуса клиента как иностранного лица. Транспортная накладная требует большего: иностранная организация не должна значиться в реестре аккредитованных филиалов. Условия несимметричны, поэтому итог по одной сделке может оказаться разным.

Форс-мажор или технический сбой. Приказ № 115 оперирует обстоятельствами непреодолимой силы – это гражданско-правовая конструкция с собственными признаками. Приказ № 262 говорит о зафиксированном ГосСОПКА сбое и о недоступности интернета. Понятия не тождественны, и доказательная база у них разная.

Что считать воинским грузом. Понятие раскрывают два документа Минобороны России, каждый со своей стороны:

• приказ Министра обороны РФ № 620 – перечень воинских грузов, транспортировка которых требует сопровождения воинскими караулами; помимо вооружения туда попали сопутствующие материалы, вещества и документация;
• приказ Министра обороны РФ № 321: воинский груз – это груз, который принадлежит Минобороны России и который органы железнодорожного, морского или речного транспорта приняли к доставке. Автоперевозки документ не регулирует, но самим определением можно воспользоваться.

Если ясности все равно нет, направьте письменные запросы сразу в оба ведомства – Минтранс России и Минобороны России. Вероятнее всего, каждое отправит вас к другому. Зато у вас останутся официальные ответы, и дальше вы вправе толковать понятие по двум названным приказам. Такой шаг покажет, что компания действовала осмотрительно, и снизит вероятность претензий.

Учтите также разницу в терминологии. Автомобильный перечень говорит о "грузах военного назначения" с участием Минобороны России, МВД России, Росгвардии, ФСБ России, МЧС России, СВР или ФСО в качестве отправителя или получателя, а железнодорожный – о воинских железнодорожных перевозках, понятие которых раскрыто в ст. 2 и 7 Устава железнодорожного транспорта.

Важно: приказы Минобороны России № 620 и № 321 к железнодорожному перечню отношения не имеют. Они раскрывают понятие "воинский груз" именно для автомобильного приказа № 262 ("грузы военного назначения"). Для железнодорожных "воинских перевозок" (приказ № 407) сама ст. 7 Устава железнодорожного транспорта отсылает к другому документу – Уставу воинских железнодорожных перевозок, который утверждает Правительство РФ, а не Минобороны России. Прежде чем ссылаться на приказы № 620/321 применительно к ж/д-перевозкам, стоит свериться именно с этим уставом.

Помимо перечней исключений есть документы, для которых после 1 сентября 2026 года форму выбирает сама организация – обосновывать бумажный вариант ничем не нужно:

• заказ-наряд (договор фрахтования);
• сопроводительная ведомость – перевозочный документ при подаче порожнего контейнера грузоотправителю или груженого контейнера грузополучателю, когда погрузка и выгрузка выполняются снятием контейнера с транспортного средства;
• путевой лист – электронная форма обязательна в ряде случаев (например, при перевозке пива), но по общему правилу путевой лист допустим на бумаге.

Основание – ст. 6, 11 и 18 Устава автомобильного транспорта. 

Как быть, если груз сначала идет морем или по железной дороге, а завершает путь на автомобиле?

Электронная транспортная накладная при автомобильных перевозках грузов действует исключительно внутри России.

Электронная транспортная накладная придумана только под автомобильный транспорт: у железнодорожной накладной и авианакладной собственные форматы и собственные перечни изъятий, а водный транспорт реформа обошла стороной. Своих перевозочных документов у мультимодальной доставки не существует – единый транспортный документ лишь сводит воедино бумаги по отдельным видам транспорта. Поэтому под новые правила такая перевозка подпадает не целиком, а по частям: автомобильное плечо живет по правилам транспортной накладной, железнодорожное – по правилам железнодорожной.

Во время ограничений мобильной связи сервисы из белых списков продолжают работать. Операторы ЭПД уже внесли туда типовые проектные решения – об этом сообщало профильное ведомство. А вот собственные веб-разработки компании и обмен через сторонние мессенджеры в эти списки не попадут.

Отсюда практический вывод при выборе способа работы: чем ближе вы к типовому решению оператора и разрешенным каналам связи, тем ниже шанс, что водитель не сможет ничего подтвердить, а сотрудник в офисе – подписать. Самописный интерфейс, комфортный в спокойное время, в момент ограничений оставит вас с бумажным сценарием – причем без законного основания для бумаги.

Экспедиторские и железнодорожные документы завязаны на обстоятельства непреодолимой силы. Это чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства (ст. 401 ГК РФ). Неисполнение обязанностей контрагентами под это определение не подходит.

Пункт 8 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24 марта 2016 г. № 7 раскрывает эти признаки:

• чрезвычайность – это исключительность события, наступление которого в конкретных условиях не является обычным;
• непредотвратимость – то, что любой участник оборота, занятый аналогичной деятельностью, не сумел бы ни избежать самого обстоятельства, ни справиться с его последствиями.

Для доказывания важна одна деталь: ТПП России форс-мажор по внедоговорным отношениям не свидетельствует. Значит, подтверждать обстоятельства придется любыми доступными материалами – уведомлениями оператора, техническими журналами, публикациями, актами.

Специальной санкции за несоблюдение электронной формы транспортной накладной сегодня нет. Минтранс России сообщал, что до 1 марта 2027 года будет в основном ограничиваться устными предупреждениями за то, что компании продолжают оформлять документы на бумаге.

С даты, когда электронная накладная стала обязательной, ее отсутствие "бьет" по заказчику, который учитывает транспортные расходы: он рискует не подтвердить затраты по налогу на прибыль и вычет по НДС, а затем получить доначисления, штрафы и пени (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ). Если же накладной не оказалось у водителя в пути, это самостоятельное нарушение со штрафом 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

При этом если транспортной накладной нет, в ней есть ошибки или она потеряна – это само по себе не значит, что договор перевозки не заключили или что рейса не было. Подтвердить перевозку можно и другими доказательствами – п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26 июня 2018 г. № 26. Еще один ориентир: нехватка транспортной накладной при самовывозе сама по себе не дает оснований отказать в вычете НДС (постановление Президиума ВАС РФ от 9 декабря 2010 № 8835/10).