Полностью свободный график ввести нельзя — режим закрепляют в ПВТР и трудовом договоре. Оптимальный вариант — суммированный учет рабочего времени с учетным периодом 1 месяц (возможно до 3-х месяцев — при учете мнения профсоюза или иного представительного органа).

В график сменности обязательно включают:

• количество рабочих и выходных дней для каждого водителя;

• время начала, окончания и продолжительность каждой смены;

• перерывы для отдыха и питания (при смене более 4 часов — минимум 30 минут, не более 2 часов, при смене свыше 8 часов можно несколько перерывов);

• еженедельный непрерывный отдых не менее 45 часов (возможно сокращение до 24-[ часов не чаще 1 раза в любые 2 последовательные недели с обязательной компенсацией в течение 3-х следующих недель).

Также важно учитывать лимиты по времени из приказа Минтранса от 14.04.2026 № 160:

• максимальная продолжительность смены не должна превышать 10 часов (для отдельных категорий — до 12 часов);

• время управления автомобилем в течение 24‑часового периода — не более 9 часов (с возможностью увеличения до 10 часов при разделении на части);

• специальный перерыв после 4,5 часов управления — минимум 45 минут;

Водителей ознакамливают с графиком под подпись не позднее чем за 1 месяц до его введения.

При гибком графике можно использовать почасовую оплату. Она упрощает расчет сверхурочных, которые выявляют по итогам учетного периода.

В документах прописывают:

• размер часовой ставки;

• формулу расчета зарплаты: отработанные часы × часовая ставка;

• порядок оплаты сверхурочной работы: первые 2 часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном по ст. 152 ТК;

• оплату работы в выходные и праздничные дни — не менее чем в двойном размере;

• доплату за работу в ночное время (с 22:00 до 06:00) — минимум 20% от часовой ставки.

При расчете повышенной оплаты нужно учитывать не только ставку, но и постоянные надбавки/премии, если они предусмотрены системой оплаты труда.

Окладная система возможна, но она требует четкого механизма: оклад выплачивают за выполнение нормы часов за учетный период. При недоработке по вине работника оплату производят пропорционально отработанным часам.

Для корректного учета оплаты труда и графика необходимо оформить несколько документов:

1. Правила внутреннего трудового распорядка — в документ обязательно включают раздел о режиме работы водителей, суммированном учете, учетном периоде, оплате труда, перерывах,.

2. Трудовые договоры (или допсоглашения) — в них фиксируют режим, учетный период, систему оплаты, ставку, лимиты и порядок оплаты переработок.

3. График сменности — в нем утверждают чередование смен.

4. Положение об оплате труда — в этом документе указывают ставки, доплаты, порядок расчета сверхурочных.

Для учета труда работников необходимо:

• вести табель учета рабочего времени (Т‑12/Т‑13) с фиксацией времени управления, подготовительно‑заключительных операций, медосмотров, перерывов, простоя;

• учитывать данные путевых листов — они подтверждают фактическое время работы и управления;

Для работы с ЭТрН с 1 сентября 2026 года необходимо обеспечить водителям доступ к специальным сервисам аккредитованных операторов ИС ЭПД. Для подписания накладных будет достаточно простой электронной подписи.

Важно также контролировать, чтоб оформление накладных не расходилось с фактическим временем рейса.