Законодательство обязывает пользователей контрольно-кассовой техники (ККТ) пройти обязательную процедуру ее регистрации (ст. 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). За отсутствие или неправильную регистрацию онлайн-кассы предусмотрены штрафные санкции. Перед процедурой необходимо убедиться, что выполнены все предварительные условия:  

• модель ККТ присутствует в реестре контрольно-кассовой техники;

• касса поддерживает актуальный формат фискальных документов;

• программное обеспечение кассы обновлено до актуальной версии;

• договор с оператором фискальных данных (ОФД) из реестра ФНС заключен, и от него получены реквизиты ОФД (наименование, ИНН, адрес сервера и порт);

• сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) является действующим.

Проще всего зарегистрировать ККТ через личный кабинет юридического лица или личный кабинет индивидуального предпринимателя. Заявление формируется онлайн, процедура максимально проста и прозрачна, она состоит из нескольких простых шагов:

Шаг 1. Осуществить вход личный кабинет на сайте ФНС России, используя авторизацию с УКЭП.

Шаг 2. Перейти в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники». В меню необходимо выбрать раздел «Контрольно-кассовая техника» → «Зарегистрировать ККТ» → «Заполнить параметры заявления вручную».

Шаг 3. Сформировать и заполнить заявление, в котором необходимо указать адрес установки кассы (место расчётов), модель ККТ, заводской номер кассы, модель ФН и его заводской номер, наименование и ИНН ОФД.

Шаг 4. Далее следует подписать сформированное заявление УКЭП и нажать «Отправить». Статус заявления отслеживается в разделе «Учёт ККТ».

Шаг 5. В течение 1 рабочего дня ККТ будет присвоен регистрационный номер (РН ККТ, его также называют РНМ). Он появится в личном кабинете.

Шаг 6. После получения РН ККТ необходимо провести активизацию (фискализацию) кассы, введя данные непосредственно в устройство. Для этого через меню кассы выбрать «Регистрация» и ввести:

• регистрационный номер ККТ (РН ККТ),

• ИНН организации или ИП;

• данные ОФД (адрес сервера, порт);

• режим работы (с маркировкой, с подакцизными товарами и т.д.).

Отметим, что процедура фискализации имеет временные рамки - с момента присвоения РН ККТ, это необходимо сделать в течение 10 дней. Количество попыток ввода параметров ограничено — не более 20. При превышении лимита или просрочке 10-дневного срока РН ККТ аннулируется, и потребуется подавать заявление заново.

Шаг 7. Далее необходимо сформировать отчёт о регистрации. Этот документ содержит фискальный признак, подтверждающий корректную настройку. Данные из отчёта о регистрации автоматически передаются через ОФД в налоговую службу. В течение 1 рабочего дня в личном кабинете появится карточка регистрации ККТ. Это итоговый документ, подтверждающий, что касса поставлена на учёт. Только после её получения касса считается зарегистрированной и готова к работе.

Следует отметить, что адрес в заявлении должен совпадать с фактическим местом установки. Для курьерской доставки или разъездной торговли указывается адрес организации. Несоответствие адреса является основанием для отказа в регистрации. Также следует учесть, что особые условия предъявляются для регистрации ККТ, если ведется торговля маркированными товарами. Если касса зарегистрирована без отметки о работе с маркированными товарами, а в дальнейшем используется для их продажи — это серьезное нарушение. При изменении адреса места установки кассы необходима перерегистрация. Она проводится по той же процедуре, что и первичная.

С полной информацией обо всех доступных способах и нюансах регистрации ККТ можно ознакомиться на специальной странице «Контрольно-кассовая техника» на официальном сайте ФНС России.