Для иностранного гражданина, который работает в России на основании патента, применяется прогрессивная шкала НДФЛ — от 13 до 22 % в зависимости от размера годового дохода.

При исчислении НДФЛ иностранных сотрудников, работающих по патенту, Налоговый кодекс предусматривает зачет уплаченных фиксированных авансовых платежей в счет уплаты налога (п. 1 ст. 227.1 НК РФ).

Для осуществления права на вычет исчисленной суммы НДФЛ необходимо оформить и получить документальное подтверждение.

На основании п. 6 ст. 227.1 НК РФ для осуществления права на вычет необходимы следующие документы:

• уведомление, полученное из налогового органа;

• личное заявление работника;

• документ об оплате фиксированного авансового платежа.

При отсутствии любого из документов зачет производить нельзя.

При наличии необходимых документов начисленный НДФЛ с заработной платы работника уменьшается на сумму уплаченных фиксированных авансовых платежей.

Остаток уплаченной работником стоимости патента возврату не подлежат (письмо УФНС России по г. Москве от 20.10.2015 № 20-15/110442).

Налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ). 

Работодатель (налоговый агент) вправе уменьшить исчисленную сумму НДФЛ на сумму уплаченных фиксированных авансовых платежей за соответствующий налоговый период в пределах НДФЛ, начисленного и удержанного с заработной платы работника (письма Минфина от 13.04.2020 № 03-04-05/29047 и от 29.11.2019 № 03-04-06/92789, ФНС от 07.09.2018 № БС-4-11/17454 и от 03.03.2016 № БС-4-11/3535@, а также УФНС по г. Москве от 26.06.2017 № 20-15/094586 и от 16.10.2015 № 20-15/109294).

Предположим, что работник оплатил фиксированный авансовый платеж в декабре, а срок действия патента установлен с декабря по январь. Например, патент оплачен на период с 15 декабря 2025 года по 14  января 2026 года.

Ключевая особенность в этом случае связана с уплатой фиксированных авансовых платежей по НДФЛ. По разъяснениям ФНС, сумму фиксированного авансового платежа за такой патент, внесенную в декабре, можно зачесть единовременно в счёт НДФЛ за этот год (2025), не разделяя пропорционально дням действия патента в каждом году. Однако это право налогового агента, а не жёсткая обязанность: организация вправе распределить платёж между декабрем 2025 и январём 2026 или учесть всю сумму при расчёте налога за следующий год (2026) после получения уведомления от ФНС. (Пункт 6 статьи 227.1), (Письмо ФНС от 22.03.2016 № БС-4-11/4792@)

Если в декабре 2025 работник оплатил сумму фиксированного авансового платежа и срок действия патента начнется в январе 2026, то организация должна начать уменьшать НДФЛ с заработной плате с января 2026 на сумму платежей, которые были уплачены в декабре прошлого года, после получения Уведомления из налогового органа.

Как следует из разъяснений, приведенных в письме Минфина от 20.03.2019 № 03-04-07/18414, положения ст. 227.1 НК РФ, оплатить сумму фиксированного авансового платежа за работника может иное лицо, в том числе работодатель, являющимся налоговым агентом.
Оплатить данные платежи возможно двумя способами:
Первый способ оплаты фиксированного авансового платежа по патенту за иностранного работника производится удержанием из его заработной платы. Для этого работодателю сначала необходимо получить добровольное письменное согласие работника на оплату авансовых платежей от его имени, из начисленной заработной платы произвести удержание необходимой суммы и перевести платеж с указанием реквизитов работника в Казначейство, а самому работнику выдать платежное поручение с отметкой банка. При таком удержании экономической выгоды у работника не возникает. Следовательно, нет и дохода, подлежащего налогообложению НДФЛ и страховым взносам.

Второй способ – оплатить сумму фиксированного авансового платежа за счет собственных средств компании-работодателя. При этом, у сотрудника возникает соответствующий доход в натуральной форме (п. 5 ст. 208 НК РФ, письмо ФНС России от 02.11.2018 № БС-4-11/21422, статья 209 НК РФ, ст. 41 НК РФ, письмо Минфина от 19.08.2022 № 03-04-06/81342). У работодателя выплаты за счёт чистой прибыли не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 270 НК РФ).

В течение года уменьшение суммы НДФЛ, исчисленного налоговым агентом, на сумму уплаченных фиксированных авансовых платежей может производиться только у одного работодателя (налогового агента). Это положение закреплено в пункте 6 статьи 227.1 Налогового кодекса Российской Федерации

При смене места работы в течение года работник утрачивает право на такое уменьшение. Новый работодатель, как налоговый агент, удерживает сумму НДФЛ, исчисленного на доходы в виде заработной платы, в полном размере, без уменьшения на сумму уплаченных фиксированных авансовых платежей.

За возмещением излишне уплаченного НДФЛ иностранец имеет право обратиться самостоятельно в налоговый орган.

Так как, в соответствии с положениями п. 3 ст. 224 НК РФ в отношении доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами РФ, от осуществления трудовой деятельности по найму в России на основании патента, подлежит применению ставка 13 (15) %, то перерасчет в конце года делать не нужно.

Материал подготовлен экспертами «Капитал Кадры».