«Миди ЛТД» начало работу с электронным архивом «Этлас»

Саратовская компания «Миди ЛТД», оптово-розничный продавец строительных материалов в Саратовской области, приобрела систему электронного архива «Этлас». Компании переданы пять персональных пользовательских лицензий с последующим гарантийным сопровождением. Об этом CNews сообщил представитель «Этлас-софт».

«Миди ЛТД» работает в Энгельсе Саратовской области с 2000 г. Компания специализируется на оптово-розничной продаже строительных и отделочных материалов широкого ассортимента: пиломатериалы и древесно-плитные изделия, кровельные и изоляционные материалы, сантехника и трубопроводные системы, электрика, инструменты, гипсокартон, тротуарная плитка, кирпич и блоки, товары для бани и дачи. Прямые контракты с производителями обеспечивают постоянное наличие и конкурентные цены.

Торговые точки компании работают как в Энгельсе, так и в Саратове; на сайте компании организована онлайн-торговля с доставкой. Документооборот с контрагентами, поставщиками и покупателями, оформление товарной и закрывающей документации, хранение договоров и накладных – всё это формирует значительный массив документов, систематизация которого становится важной операционной задачей по мере роста компании.

Комплектация «Стандарт» системы электронного архива «Этлас» включает основные инструменты для организации централизованного хранения документов и работы с ними: электронный архив документов – единое хранилище файлов всех форматов с настраиваемой структурой папок и разграничением прав доступа; подсистема поточного сканирования – ввод бумажных документов в цифровой архив напрямую со сканера; подсистема настройки шаблонов и редактор карточек документов – стандартизация форм с возможностью настройки реквизитов под задачи компании; подсистема автоматической нумерации – автоматическое присвоение номеров при регистрации документов; «Автоматизация Плюс» – модули автоименования, авторазмещения и автоструктурирования: система самостоятельно присваивает документу название, определяет папку хранения и формирует вложенную структуру; контекстный поиск на базе Solr – поиск по содержимому документов, включая форматы MS Office, PDF и RTF; номенклатура дел, контрагенты, редактор отчётов – систематизация документов, ведение базы поставщиков и покупателей, формирование отчётности; веб-доступ – работа с архивом через браузер без установки клиентского приложения; история объектов и средства безопасности – журналирование действий пользователей и защита данных; подсистема автоматического обновления клиентских рабочих мест – централизованная доставка новых версий системы.

В отличие от конкурентного типа лицензирования, персональные лицензии закрепляются за конкретными сотрудниками на постоянной основе. Такой формат подходит компаниям, где определённые специалисты – например, бухгалтеры, менеджеры по закупкам или руководитель – работают с документами регулярно и на протяжении всего рабочего дня. Каждый из пяти сотрудников «Миди ЛТД» получает выделенное рабочее место в системе без какой-либо очерёдности или конкуренции за доступ.

Максим Радюков, ИТ-директор «Циана»: Мы создали единый контур генеративного ИИ для всей компании цифровизация

Электронный архив «Этлас» позволяет «Миди ЛТД» упорядочить хранение договоров с поставщиками и покупателями, товарной документации, актов и накладных. Быстрый поиск по реквизитам и содержимому документов сокращает время на подготовку к проверкам и обработку запросов контрагентов. Модуль «Контрагенты» в составе комплектации создает структурированную базу организаций с историей взаимодействий – удобный инструмент для компании, работающей с широким кругом поставщиков и оптовых покупателей.

Гарантийное сопровождение обеспечивает оперативную поддержку при освоении системы и возможность получать актуальные обновления платформы.

• МойОфис Призма изменений