Проверка контрагентов для главбуха обычно начинается с похожей ситуации: менеджер приносит договор и просит срочно оплатить аванс, мол, сделка супер выгодная, поставщик надежный, все уже согласовано с шефом. И даже если по регламенту компании проверка контрагента — задача нескольких специалистов, на практике именно бухгалтеру чаще всего приходится собирать и анализировать документы для проверки контрагента, чтобы принять решение об оплате. Потому что, если позже выяснится, что контрагент оказался проблемным, именно к бухгалтерии будут вопросы от руководства, банка и налоговой. 

Чтобы каждое «срочно оплатить» не превращалось в хаотичный поиск информации, можно использовать специально разработанный чек-лист проверки контрагента для бухгалтера. В этой статье разберем, как организовать проверку контрагентов для главбуха, какие сведения необходимо изучить до заключения договора и перед оплатой, где искать данные о контрагенте, а также как принимать решения в случае обнаружения разных факторов риска.

В самом начале кажется, что проверка контрагентов для главбуха — это либо сверка реквизитов в договоре, либо сбор максимум информации из всех доступных реестров. На практике задача бухгалтера — убедиться, что сделка не создает очевидных налоговых, финансовых и расчетных рисков. Поэтому важен не объем найденных данных, а понимание, какие сведения о контрагенте действительно влияют на безопасность сделки.

Разберем, что именно должен проверить главбух:

Первое, с чего начинается проверка контрагента бухгалтером, — подтверждение того, что организация существует и вправе вести деятельность.

Проверьте:

• зарегистрирована ли организация или ИП;

• статус — действующая, в процессе ликвидации или исключения из ЕГРЮЛ;

• совпадают ли ИНН, ОГРН, КПП и другие реквизиты с теми, что предоставил контрагент;

• соответствует ли юридический адрес сведениям государственных реестров;

• нет ли пометки о массовом адресе (в совокупности со свежей датой регистрации, нулевым балансом и массовым директором может привлечь внимание налоговой; банки тоже обращают внимание на такие адреса при оценке операций в рамках 115-ФЗ);

• нет ли записей о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Где смотреть:

• «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде»,

• «Прозрачный бизнес» ФНС.

Также сверьте банковские реквизиты в счете с ранее согласованными документами, потому что иногда мошенники после подписания договора направляют счета на оплату с подменными реквизитами.

Убедитесь, что договор подписывает лицо, у которого есть соответствующие полномочия, иначе сделка может быть оспорена в суде или может привлечь внимание налоговых органов.

Проверьте:

• кто является действующим руководителем;

• не менялся ли директор незадолго до сделки;

• не включен ли руководитель в реестр дисквалифицированных лиц (риск внимания со стороны ФНС — вдруг вы получили необоснованную налоговую выгоду);

• не относится ли руководитель к категории «массовый директор» (если человек числится директором сразу в нескольких организациях, ФНС может посчитать это признаком номинальности);

• если договор подписывается по доверенности — соответствует ли доверенность объему совершаемой сделки.

Если в компании есть юрист, проверку полномочий обычно проводит он. Но если регламента проверки контрагентов нет и все поручено бухгалтеру, то лучше не игнорировать проверку подписанта. 

Где смотреть: 

• «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде» 

• «Реестр дисквалифицированных лиц»,

• полномочия — в локальных актах контрагента.

Следующий вопрос в рамках проверки контрагента бухгалтером: сможет ли контрагент исполнить договор. Особенно это важно при крупных закупках, строительных работах, оказании специализированных услуг или длительном сотрудничестве.

Стоит оценить:

• соответствует ли деятельность компании предмету договора (в реестрах фиксируется через коды ОКВЭД — сверьте их с тем, чем контрагент занимается по вашей сделке, несоответствие ОКВЭД реальной деятельности может стать одним из факторов, на которые обратят внимание при оценке экономической обоснованности расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ), поэтому запросите у контрагента пояснения, возможно, будут субподрядчики).

• имеются ли необходимые лицензии, если деятельность подлежит обязательному лицензированию;

• есть ли специалисты с профильной квалификацией, оборудование, склады или производственные помещения;

• использует ли компания собственные ресурсы либо полностью передает исполнение подрядчикам;

• есть ли опыт выполнения аналогичных работ.

Разумеется, бухгалтер не обязан лично проверять наличие техники или производственных помещений. Но если сумма сделки значительна, запросите подтверждающие документы либо подключите к проверке юриста и курирующего сделку сотрудника.

Где смотреть:

• «Прозрачный бизнес»,

• реестры профильных ведомств (Росздравнадзор, Рособрнадзор и пр.)

Даже благонадежные контрагенты с солидной историей иногда испытывают  серьезные финансовые трудности, которые могут негативно сказаться на сделке. Поэтому важно проанализировать финансовое состояние партнера.

Порядок проверки контрагентов также включает изучение: 

• динамики выручки за последние 2–3 года;

• стоимость активов;

• прибыль или убытки за последние 2–3 года;

• наличие признаков снижения деятельности;

• налоговую задолженность;

• своевременность публикации бухгалтерской отчетности.

Признаки риска:

• отсутствие опубликованной отчетности;

• убытки 2–3 года подряд;

• резкое падение выручки;

• существенная налоговая задолженность;

• высокая долговая нагрузка по сравнению с собственным капиталом;

• отрицательная стоимость чистых активов;

• низкая ликвидность (оборотные активы меньше краткосрочных обязательств);

Важно! Любой показатель нужно оценивать в совокупности с другими признаками. Например, убыток сам по себе далеко не всегда означает ненадежность поставщика. Причиной могут быть инвестиции, расширение бизнеса, сезонность или изменение рыночной ситуации. 

Где смотреть:

• ГИР БО (Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности) на сайте ФНС.

Собирая досье контрагента, желательно оценить и юридические риски, даже если вы бухгалтер, а не юрист, но всю проверку контрагента поручили вам.

Изучите:

• судебные дела (насколько часто организация участвует в судебных процессах в качестве ответчика, связаны ли споры с неисполнением договоров, имеются ли крупные взыскания);

• исполнительные производства (значительные задолженности могут говорить о финансовых проблемах или безответственном отношении к платежным обязательствам);

• сообщения о банкротстве;

• сведения о намерении кредиторов обратиться в суд с заявлением о банкротстве.

При анализе судебной истории важно смотреть не только на количество процессов, но и на их содержание, а также контекст рынка. Для некоторых отраслей регулярные судебные споры — обычная хозяйственная практика. Совсем другая ситуация, если компания систематически проигрывает дела, связанные с неисполнением договоров или взысканием задолженности.

Проверка банкротства нужна в том числе и для избежания проблем с ФНС. Налоговые органы при проверках смотрят, проявил ли налогоплательщик должную осмотрительность при выборе контрагента. Если вы заключили договор с контрагентом, который к этому моменту уже находился в процедуре банкротства, а позже у вас возникли споры (например, по расходам или вычетам НДС), ФНС может поставить под сомнение реальность сделки и обоснованность расходов. Вам придется доказывать, что на момент заключения договора вы не могли знать о банкротстве контрагента. 

Где посмотреть:

• Картотека арбитражных дел, 

• Банк данных ФССП,

• Федресурс.

Таким образом, основные сведения о контрагенте находятся в разных государственных реестрах — приходится переходить с одного сайта на другой в поисках данных об одном и том же контрагенте. Но можно упростить и ускорить проверку контрагента для бухгалтера с помощью сервисов автоматизированной проверки, где данные из реестров собираются в одну карточку компании. Например, в сервисе МОБИЗ можно проверить контрагента бесплатно всего за пару минут. Для этого достаточно ввести ИНН организации — сервис выдаст информацию из основных государственных реестров. 

ВАЖНО! Нужно сохранить результаты проверки в досье контрагента: скриншоты из реестров или отчеты из сервисов автоматической проверки, переписку по уточняющим вопросам, документы по сделке, принятое решение, копии приказов и гарантийных писем, служебную записку и протокол внутреннего согласования.

Однако не все сведения, которые нужны для принятия решения о благонадежности партнера по сделке, можно найти в реестрах. Часть из них находится у контрагента. При этом не существует универсального перечня документов для проверки контрагента, который можно было бы запрашивать у подрядчика. Список зависит от суммы контракта, характера работ и уровня риска. Для большинства договоров можно использовать такие варианты комплектов документов:

Для базового комплекта запросите:

• карточку предприятия с актуальными реквизитами;

• устав (или необходимые разделы устава);

• решение либо протокол о назначении руководителя;

• доверенность, если договор подписывает представитель;

• коммерческое предложение или спецификацию.

Для лицензируемой деятельности:

• лицензию либо выписку из соответствующего реестра;

• сведения о сроке действия лицензии;

• информацию о видах деятельности, на которые распространяется разрешение.

Для крупных или рискованных сделок дополнительно:

• сведения о сотрудниках, которые будут реализовывать проект (численность, документы о квалификации, допуски на работу);

• документы, подтверждающие наличие производственных ресурсов (оборудование, транспорт, площади, логистика и пр.);

• сведения о привлеченных субподрядчиках;

• информацию о выполненных аналогичных проектах и рекомендации заказчиков.

Конечно, далеко не каждый подрядчик согласится предоставить все эти документы для проверки контрагента. Но степень открытости и желания идти в диалог уже о многом скажет.

Одна из самых распространенных ошибок — разовая проверка нового контрагента только перед подписанием первого договора. На практике риски могут появиться на разных этапах сотрудничества и даже у давнего контрагента с солидной историей могут появиться проблемы, которые скажутся на всех партнерах. Компания может сменить директора, начать процедуру ликвидации, попасть в судебные споры или столкнуться с финансовыми трудностями и банкротством. 

Поэтому проверка контрагентов бухгалтерией должна быть не разовой, а регулярной. Повторные проверки целесообразно проводить в зависимости от этапа сотрудничества с контрагентом:

Если в компании нет утвержденного чек-листа проверки контрагента для бухгалтера, стоит самостоятельно предложить руководителю закрепить такие контрольные точки внутренним регламентом. Это не только упорядочит работу, но и поможет распределить ответственность между участниками процесса. При длительном сотрудничестве удобно подключить мониторинг контрагента в сервисах автоматической проверки, чтобы оперативно получать информацию об изменениях в юридическом и финансовом статусе подрядчика.

Когда существенных рисков не выявлено, например:

• сведения во всех реестрах совпадают (ЕГРЮЛ, «Прозрачный бизнес», ГИР БО) — нет расхождений между ИНН/адресом/директором в разных источниках;

• руководитель подтвержден — есть в ЕГРЮЛ и при этом отсутствует в реестре дисквалифицированных лиц, также нет признаков «массового директора»;

• адрес достоверен — не массовый, при необходимости фактическое местонахождение подтверждается договором аренды, фото офиса и пр.;

• финансовое состояние выглядит устойчивым — положительная динамика выручки и нет убытков 2–3 года подряд, умеренная долговая нагрузка;

• судебная нагрузка соответствует масштабу бизнеса — для небольшой компании нормально иметь 1–2 мелких спора;

• подрядчик по запросу предоставляет дополнительные документы.

В этом случае достаточно сохранить результаты проверки с датами (скриншоты из реестров, выписки, переписку) и перейти к сделке.

Когда обнаружены отдельные факторы риска, например:

• недавно сменился директор (например, за 1–3 месяца до сделки) — нужно в локальных документах проверить полномочия и основание назначения;

• недавний срок регистрации (компания создана менее 6 месяцев назад) — для крупной сделки желательно запросить дополнительные гарантии;

• несколько судебных споров (3–5 дел за год) — важно смотреть характер исков и насколько они типичны для этой сферы, взыскание задолженности или неисполнение обязательств повышают риски;

• исполнительные производства на небольшие суммы относительно масштаба бизнеса — часто это штрафы/пени, но факт нужно зафиксировать;

• наблюдается снижение прибыли за последние 2 года (падение выручки на 20–30% и более) — запросить пояснения о причинах и планах стабилизации.

По отдельности такие обстоятельства далеко не всегда означают недобросовестность. Задача бухгалтера — не блокировать сделку, а собрать дополнительные сведения и предусмотреть защитные условия договора, например:

• запросить пояснения по выявленным рискам и документы, подтверждающие наличие профильного персонала, мощностей, акты по прошлым проектам и пр.;

• уменьшить размер аванса в договоре;

• предусмотреть банковскую гарантию или поручительство; 

• разбить оплату на этапы с привязкой к актам выполненных работ;

• включить дополнительные документы в состав закрывающих, например, фотоотчеты, журналы работ.

Именно через аналитический подход, а не просто сбор данных, проявляется должная осмотрительность при выборе контрагента.

Наиболее опасная ситуация, когда в документах для проверки контрагента сразу выявляется несколько серьезных факторов риска, например:

• сведения в реестрах и в документах контрагента не совпадают;

• статус «в процессе ликвидации» или запись о предстоящем исключении;

• не подтверждены полномочия руководителя (нет приказа/доверенности, лицо не числится в ЕГРЮЛ) — подписанная им сделка может быть оспорена;

• имеются признаки фиктивности (офис не существует, контакты не отвечают, шаблонный договор без деталей и пр.);

• подрядчик не может объяснить, каким образом исполнит договор;

• обнаруживается совокупность признаков фирмы-однодневки (свежий ИНН + массовый адрес + массовый директор + нулевая отчетность при крупных оборотах) — ФНС может оценить это как признак получения необоснованной налоговой выгоды с вашей стороны. 

• контрагент отказывается предоставлять документы, которые бы объяснили факторы риска.

В таких случаях бухгалтеру желательно подготовить служебную записку руководителю с описанием выявленных рисков и приложением скриншотов, выписок, переписки с контрагентом. Также можно предложить изменить условия, например, только постоплата при наличии банковской гарантии и поэтапной приемке работ. 

Рассмотрим ситуацию закупки оборудования. Менеджер предлагает нового поставщика, аванс по договору 3,2 млн рублей — 30% от 10,7 млн. Поставка в течение 60 календарных дней. В заявке менеджер пишет, что у нового контрагента цена на 12% ниже среднерыночной, подходящие сроки и опыт.

Как главбуху проверить контрагента? 

Нужно начать с проверки реквизитов. По данным выписки из ЕГРЮЛ компания зарегистрирована в 2020 году, основной ОКВЭД — 46.61 «Торговля оптовая машинами и оборудованием». Статус — действующий, недостоверных сведений в реестре нет. Пока все выглядит хорошо.

Однако обнаруживаются два тревожных обстоятельства: директор сменился два месяца назад и имеются три исполнительных производства на общую сумму 987 000 рублей (два — по взысканию задолженности за поставку товаров, одно — по административному штрафу). 

Бухгалтеру нужно зафиксировать это в служебной записке и приложить скриншоты из сервисов, где проверялись данные. Если есть юрист, то передать ему для прояснения факторов риска. Если вся проверка контрагента отдана в бухгалтерию, то самостоятельно проверить полномочия нового руководителя и исполнительные производства. Для этого нужно запросить у подрядчика копию приказа о назначении директора и устав, сверить подпись с образцом в карточке подписей. 

Выяснили, что назначение директора законно. По исполнительным производствам подрядчик поясняет, что они связаны с просрочкой расчетов по двум договорам поставки: по одному задолженность погашена на 70%, по второму — на 45%. Контрагент даже готов предоставить график погашения остатка долга, а также документы по исполнению аналогичных проектов: три договора на поставку оборудования на суммы от 6,1 до 14,3 млн руб., акты приемки, товарные накладные и рекомендательные письма. 

Бухгалтеру нужно зафиксировать в отчете или пояснительной записке, какие факторы риска он выявил и как их прояснил. Дополнительно можно предложить варианты снижения рисков в данной сделке, например:

• уменьшить размер аванса с 30% до 20%;

• разделить поставку на два этапа: первая партия — 40% объема, вторая — 60%;

• предусмотреть оплату после приемки каждой партии (по факту подписания ТОРГ‑12 и акта входного контроля);

• включить в договор условие о банковской гарантии на сумму аванса;

• поставить подрядчика на автоматический мониторинг контрагента (например, в сервисе МОБИЗ) для своевременного отслеживания новых судов, исполнительных производств, изменений в ЕГРЮЛ, сообщений о банкротстве и пр.

Что проверять перед оплатой контрагенту второй партии? Желательно провести повторную экспресс‑проверку, чтобы убедиться:

• статус компании по‑прежнему «действующая», 

• нет новых крупных судов и исполнительных производств, 

• нет сообщений о предстоящем банкротстве. 

Такой подход позволяет не только снизить коммерческие риски, но и подтвердить, что компания действительно проявила должную осмотрительность при выборе контрагента — и в случае необходимости сможет продемонстрировать это ФНС.

Если подытожить все упомянутое выше, то получится следующий порядок действий, который вы можете оформить в виде чек-листа проверки контрагента для бухгалтера:

Шаг 1. Проведите проверку регистрационных сведений контрагента в реестрах.

Шаг 2. Сверьте полученные данные из реестров с теми, что предоставил контрагент.

Шаг 3. Оцените финансовое состояние и способность исполнить обязательства по договору.

Шаг 4. При необходимости запросите дополнительные локальные документы подрядчика и пояснения, если обнаружили факторы риска.

Шаг 5. Зафиксируйте выявленные риски.

Шаг 6. При необходимости и по возможности согласуйте сделку с юристом и руководителем.

Шаг 7. Сохраните все материалы проверки с датами и ответами подрядчика — это критически важно для подтверждения должной осмотрительности при выборе контрагента.

Шаг 8. Во время длительного сотрудничества проводите повторные проверки перед новыми сделками и подписанием допсоглашений. 

О том, как сформировать регламент проверки контрагента и какие документы понадобятся в досье контрагента, можно узнать из статьи Проверка контрагентов для главбуха: регламент, досье контрагента и чек-лист перед оплатой

Реклама: АО «АЙТЕКСИЯ», ИНН 2310238590, erid: 2W5zFGSkZkV