Чек на предоплату обычно содержит все фискальные реквизиты. Однако только чека недостаточно для принятия расходов на проживание в авансовом отчете и для налогового учета.

Вот почему чек не может быть единственным документом, который прикладывают к авансовому отчету:

1. Отсутствует подтверждение факта проживания. В чеке обычно отражается только предоплата за бронь. Без названия гостиницы, дат и ФИО проживающего.

2. Место расчета может отличаться. Так часто происходит у агрегаторов, но для ФНС расхождение станет поводом запросить дополнительные доказательства связи оплаты с услугой.

3. Чек только на предоплату. По

   ст. 1.1 и 4.7 ФЗ от 22.05.2003 № 54‑ФЗ при зачете аванса гостиницы пробивают отдельный чек с признаком «полный расчет».

Чтобы учесть оплату проживания, у сотрудника стоит запросить:

1. Ваучер от отеля с указанием названия гостиницы, адреса, дат заезда/выезда, ФИО сотрудника, суммы и номера брони.

2. Закрывающий чек от гостиницы с признаком «полный расчет» — он подтверждает, что предоплату использовали.

3. При отсутствии чека — БСО или счет или акт от гостиницы, в котором указаны обязательные реквизиты.